Quer aprender a inserir Projetos?

Boa noite pessoal!

Todos sabem que eu faço um acompanhamento por e-mail para novos usuários do Neotriad, dando dica de como fazer as tarefas básicas como incluir tarefas, compromissos, as diferenças entre eles, e como eu consegui resolver problemas como organização e produtividade. Aliás quem estiver interessado em participar, fiz um post sobre isso.

Uma das pessoas pra quem presto este acompanhamento é a Rosana. Estamos na fase de incluir Projetos. Acho que é a parte que mais gosto, porque Projetos tem uma relativa curta duração e se pode ver o progresso mais seguidamente. Fiz este tutorial para outra pessoa que acompanho, a Cristina, e ela já esta craque nesse assunto.

Resolvi então dividir esta parte aqui no blog, pra dar uma amostra de como faço este acompanhamento. Vai ser um tutorial de como inserir projetos, suas etapas iniciais e mais simples, sem muita complicação.  Se você aprender isso, vai ser capaz de caminhar sozinho depois, usando recursos mais avançados.

Então chega de papo e vamos ao que interessa.

Como incluir Projetos

Primeiro vamos diferenciar Projetos de Metas! Eu gravei desta forma; “Metas são grades, projetos, menores.” Você pode rever o material do Triad Training para rever os conceitos de Metas e Projetos.

Pra chegar às coisas grandes, devemos antes passar pelas pequenas.

Metas estão ligadas a sonhos, grandes conquistas. Projetos estão ligados a um conjunto de ações específicas, com curta duração.

Fácil não é?

Se você olhar conjunto todo verá algo assim:

Vamos incluir seus projetos então.

Na página inicial do Meu dia, clique no símbolo do Neotriad e depois em Projetos.

A tela de Projetos vai abrir, e então clique no símbolo de “mais”.

Dê um nome para o seu projeto. Um nome que seja significativo e curto, para você lembrar imediatamente do que se trata, quando ler.

Na aba “Detalhes”, faça uma descrição do objetivo deste projeto, para que você se lembre do porque esta fazendo isso.

Na mesma janela, coloque a data de início e fim do seu projeto. Quando colocamos datas naquilo que queremos fazer, nos comprometemos dando um limite para aquilo. Não se esqueça de marcar a identidade que esta ligada este projeto. Lembre-se que você vai precisar destes dados para completar seus gráficos de produtividade, e para saber a quantas anda a execução deste projeto.

Inclua compromissos e tarefas da mesma maneira que você o faz quando esta na tela do Meu dia. Uma pequena dica. Quando você incluir tarefas dentro de projetos, você vai digitar as informações básicas de uma tarefa; nome, duração, triad (importante, urgente ou circunstancial), vai dar OK, e a tarefa irá para a sua lista de tarefas.

Depois disso você vai poder editar a tarefa para incluir outras informações como, identidade, arquivos, reuniões, etc.

A aba de Arquivos tem a mesma função nas tarefas e compromissos, anexar arquivos importantes para o projeto; um relatório, planilhas importantes, etc. Gosto bastante desse negócio de poder adicionar arquivos, porque tu pode deixar tudo junto em um único lugar, além de ter um histórico de arquivos antigos que foram sendo atualizados.

Veja como é a janela pra você incluir um arquivo ao seu projeto.

Ao lado de Arquivos você vai ver um campo onde você vai poder escolher quais outras abas você terá na exibição do seu projeto. Há muita coisa ali que você pode explorar depois. Gostaria de mostrar uma que pode ser bem útil, se o projeto tiver muitas ramificações, que são os Sub-Projetos.

Basicamente você vai incluir um projeto dentro de outro. Digamos que você receba o projeto da sua empresa de criar um departamento auxiliar ao seu para fazer toda a parte burocrática. Este é o projeto-mãe. Você pode incluir um sub-projeto da contratação de um profissional para este posto, que envolve uma série de tarefas bem específicas desta etapa do projeto-mãe. Então para separá-los adequadamente, inclua um Sub-Projeto, e todas as tarefas que você precisa fazer para cumpri-lo; anúncio no jornal, reservar sala para entrevistas, reservar um turno do dia para realizar as entrevistas, etc.

Lembre-se que uma tarefa muito grande, deve ser quebrada em tarefas menores que facilitam sua execução.

A inclusão de um Sub-Projeto é em simples, veja:

Veja na figura abaixo como os seus projetos vão aparecer na sua tela inicial de Projetos.

Se você clicar no pequeno triângulo que tem ao lado no nome do projeto, ele será expandido mostrando as tarefas que você listou para cada um deles.

Minha dica final para esta etapa de projetos, é você cuidar para não tentar abraçar o mundo. Não dá para fazer muitos projetos juntos. Nós até podemos que achar que vai dar ainda mais se formos organizados, mas não esqueça que existem os imprevistos, as urgências que sempre aparecem, e mais meia dúzia de coisas que podem acontecer, e fazer os seus projetos se acumularem como um trem descarrilado.

Para resolver este problema eu tenho uma sugestão. Veja, isso funciona pra mim, talvez você tenha que usar outra técnica mais confortável pra você. Eu primeiro escrevo o Projeto no papel.  Faço isso com cada um. Depois vejo a data de início e término de cada um e faço uma pequena linha do tempo, pra ver com que cara fica. Faço uma linha, que representa o ano, a divido em meses, e depois desenho barras representando os projetos. As barras iniciam na data aproximada do projeto e se estendem até a data final prevista.

Assim consigo ter uma boa ideia se estou acumulando inconscientemente com muitos projetos na mesma época, e posso empurrar o início de um projeto menos importante mais para frente, e dar atenção aos que são realmente importantes.

Se tiverem alguma dúvida, (e vocês vai terão) não deixem de escrever: euusoneotriad@yahoo.com.br

Boa sorte.

Abraço,

Gérson.

Quantos perfis do Facebook você tem?

Olá!

Tenho lido alguma coisa nos últimos dias sobre como as pessoas usam o Facebook. Milhares de atualizações e fotos, vídeos, links, músicas tudo mais o que se possa imaginar é postado imediatamente.

Me dei conta disso quando fiz o perfil do Euusoneotriad. Logo todos os parentes, amigos e colegas foram adicionados até o fim.

A medida que ia usando vi que das trocentas publicações, duas ou três me interessavam quando se falava de produtividade ou gestão do tempo.

Acho que a gota d’água foi quando minhas sobrinhas e amigos, postaram fotos de proteção aos animais, mostrando gatos e cães enforcados e maltratados. Não que isso não deva ser divulgado para mostrar as caras dos idiotas que fazem isso! Mas achei que quem tinha adicionado o Euusoneotriad, não estaria interessado em ver aquelas cenas quando pensavam em ler como eu usava do programa.

Então tomei a decisão de fazer outro perfil particular, só para a família, e amigos mais próximos.

E mandei uma mensagem para a turma da família explicando que eu estava excluindo eles deste perfil, e dava o link do perfil particular.

Ficou chato?

Não! Todo entenderam. Agora o meu perfil particular esta (como muitos outros) inundado de fotos, mensagens com musiquinhas, links para as mais diversas coisas, e, claro, os coitados dos gatos.

Agora quando quero ver coisas diversas, mandar recados pra minha mãe, e irmãos eu entro no particular, e deixo o Euusoneotriad pra coisas mais profissionais, informações que tenham a ver com este assunto.

Então, não se constranja de fazer dois perfis e separar seus amigos dos outros contatos. Tenho certeza que eles vão entender.

Sem falar que isso vai melhorar sua produtividade na leitura do coisas realmente interessantes.

Dois abraços,

Gérson.

Resultado do 1º Encontro dos Neotriaders de Porto Alegre!

Estava muito legal!

Tivemos algumas desistências de última hora, mas o pessoal que compareceu, curtiu!

A discussão principal rolou sobre a utilidade de usar o Neotriad ao invés de uma simples agenda! As principais dúvidas eram:

  1. Porque usar um sistema on-line (ou instalado no micro), para anotar coisas simples que eu tenho que fazer todos os dias?
  2. E como faço se precisar dar informações enquanto estou na rua, já que não uso um smartphone?
  3. Não vejo a utilidade de anotar tudo o que tenho pra fazer, eu já sei!!

Achei dúvidas bem justificáveis.

Naturalmente o Neotriad é uma ferramenta muito completa, para ser usada com uma simples agenda para anotar coisas rotineiras. Como ele você pode medir e avaliar sua eficiência profissional, e saber se você esta correndo em volta de si mesmo, ou indo para onde você  deseja.

Anotar tarefas rotineiras é só uma parte do processo. Sim, dá trabalho incluir todas as tarefas no sistema, mas você faz isso uma vez só. A manipulação de horários e tipos destas tarefas, é muito simples, e aumenta sua produtividade. Basta pensar nas tarefas recorrentes, que você teria que anotar em todos os meses da sua agenda. Ou na trabalheira de passar seus contatos de uma agenda para a outra no final do ano!

Circular com as suas tarefas pela cidade, é tão simples quando manipulá-las coerentemente no Neotriad. Se você vai passar o dia fora, correndo de um lado para o outro, basta incluir estas tarefas no Neotriad. Priorizá-las conforme a sua localização geográfica, ou de horário, ou de importância. Anote os compromissos que tem horário definido, faça anotações importantes no local de anotações e depois imprima.

Você vai poder levar sua programação priorizada com você durante o dia. A agenda também serve, mas veja o trabalhão que dá escrever sua lista depois se dar conta que precisa mudar de ordem alguma coisa?

A dúvida sobre anotar tudo que se tem pra fazer, me lembra as “vozes” que o Christian falou no Triad Training. É preciso descarregar estas vozes em alguma ferramenta e deixar a cabeça livre para pensar em coisas mais importantes. A diferença é se adaptar a uma ferramenta que mais lhe agrada. Uma agenda, um sistema, um num pedaço de pedra, como os Flintstones…

Vejam as fotos do evento.

Ariel Garcia Reinchenback

Os participantes ganharam uma cópia autografada (que eu achei o máximo) do e-book, Uma Experiência Prática com o Neotriad!

Um agradecimento especial para Maurício Holderbaum, Mônia, Patrícia Garcia e Ariel Garcia Reinchenbach.

 O Maurício e a Mônica foram os sorteados para ganhar os livros A Tríade do Tempo e Você Dona do Seu Tempo.

Abraços,

Gérson.

Um Experiência Prática com o Neotriad. E-book.

Hoje vou repartir uma grande satisfação que tive este mês, que foi o publicação do sito do Neotriad, do meu primeiro  E-book, Uma Experiência Prática com o Neotriad.

Escrever é uma coisa que gosto bastante, junto com o hábito de ler.

Felizmente consegui unir duas coisas que gosto, que foi escrever e poder ajudar outras pessoas.

Tinha experimentado esta sensação quando fiz o meu primeiro blog, o Gestão Financeira, para unir os colegas da faculdade.  Foi muito legal, conseguimos trocar muitas informações úteis, e esclarecer muitas dúvidas de colegas de todo o país. Aprendi muito com a troca de informações que vinham dos mais diferentes lugares e pessoas. Foi realmente revigorante.

Durante todo o tempo da faculdade, eu já usava o Neotriad. Foi ai que então eu resolvi fazer este blog do  EuUsoNeotriad. Devidamente autorizado pelo Christian, usei o mesmo princípio do blog da faculdade; trocar informações com usuários e crescer, compartilhando.

Depois da inauguração do blog em abril do ano passado, tenho publicado pequenas dicas de como eu uso o Neotriad, e de com eu faço  a programação da semana, financeiro, e outros recursos. Era uma maneira de receber o mesmo tipo de informação de outros usuários enriquecendo meu uso do programa. Cada um usa o Neotriad de uma forma; alguns só anotam as tarefas que tem que fazer no dia, outros programam a semana, outros programam meses à frente, e outros têm toda a sua vida programada no software. Era isso que eu queria, conhecer estas pessoas e descobrir como elas usavam, e aprender dicas novas, conhecer soluções onde eu ainda sou deficiente, e por fim, crescer.

Clique na imagem.

Nasceu dai o e-book  Uma Experiência Prática com o Neotriad. Uma pequena história de como eu trabalhava antes, os problemas que enfrentei e o que eu fiz para resolver este problema. Mais uma maneira de mostrar que é possível não viver atolado de urgências e com a sua mesa transbordando de papéis. De sair no horário sem se sentir culpado, de cuidar da saúde e da sua família, sem também se sentir culpado.

Você vai me deixar muito feliz se alguma coisa do meu e-book servir pra você, e depois me contar. Fique à vontade para as críticas e para dúvidas, também. Me escreva: euusoneotriad@yahoo.com.br

Fico agradecido também pelo gentil texto que a kamila Assis escreveu para apresentar minha modesta publicação. Valeu Kamila!!

Também não posso deixar de agradecer o Christian, que teve a paciência de me incentivar quando perguntei o que ele achava desta ideia. Valeu Christian.

Baixe o meu primeiro E-book neste link.

Grande Abraço.

Gérson Worobiej.

Adiamento do 1º Encontro de Porto Alegre.

Olá pessoal,

Atendendo a alguns pedidos de colegas, e alguns participantes, vamos adiar  em alguns dias o nosso 1º Encontro dos Usuários do Neotriad e Porto Alegre.

O fato de ser sexta-feira, e ainda época de verão, muitos não vão poder estar presentes, e como queremos ter uma boa participação, decidimos adiar em alguns dias nosso encontro.

Peço desculpas pela remarcação no mesmo dia do encontro, mas esta situação só se confirmou hoje.

Quando tivermos a nova data, voltamos a divulgar por aqui, e nas outras redes sociais.

Qualquer dúvida estou a disposição para esclarecimentos no meu e-mail, euusoneotriad@yahoo.com.br

Abraço,

Gérson.

Triad Training – Impressões e resultados.

Hoje o assunto é a minha participação no Triad Training que aconteceu em São Paulo no último dia 18/10.

Há tempos já tinha vontade de participar deste curso, mas o momento ainda não tinha chegado. Pois bem, chegou.

O Triad Training realmente vale a pena. É dinâmico, engraçado e emocionante!

Rever conceitos da Triad, e reavaliar as atitudes que tomei durante o ano, foram revigorantes.

Uma das coisas interessantes que aprendi foi sobre o Gerenciamento da Energia. Montando um gráfico da nossa energia pessoal durante a semana, ele vai baixando à medida que a semana passa, até chegar no domingo, onde recarregamos nossas baterias, pra começar tudo de novo na segunda.

Esse modelo é desgastante, e deixa espaço para que, por qualquer motivo, se você não consiguir descansar no domingo, você já começa a segunda cansado, e sem energia para dar conta do trabalho, fazendo você deixar coisas importantes para depois, e adiando decisões importantes.

A sugestão para a solução deste problema, é equilibrar, gerenciar a energia durante a semana.

Isso funcionou comigo de maneira inconsciente. Antes, eu ia na academia no final do dia, depois do trabalho, como quase todo mundo.

 

Depois, eu não pude mais ir à noite, por causa de outro compromisso, os horários não batiam. A solução foi ir ao meio dia.

Bom, não foi fácil porque tive que fazer adaptações em vários itens. Tive que mudar meu treino para que ele ficasse mais curto, e ainda pudesse correr meia hora na esteira, e ainda dar tempo de tomar banho e voltar para o trabalho. Para almoçar, ou eu trazia o almoço de casa, e comia da cozinha da empresa, ou almoçava na cantina da academia. Claro, pratos leves e saudáveis, nada de feijoada.

Achei que não ia funcionar porque ficaria cansado demais para trabalhar à tarde.

Muito antes pelo contrário. Os benefícios foram muito maiores que os problemas. Além de emagrecer por causa do almoço mais leve, a academia estava praticamente vazia naquele horário, com os equipamentos livres, eu conseguia fazer minha série em menos tempo. Depois do treino, de banho tomado, voltava renovado para o trabalho, com todo pique. Entrava rachando da papelada no início da tarde. Minha energia aumentou e  produtividade melhorou. Interessante, não?

Antes disso, depois do almoço normal, voltava sonolento e cansado para o trabalho, e as vezes levava um hora até engrenar, por causa da digestão.

Essa foi a solução que encontrei, e que funcionou pra mim.

Com o seu tempo e suas tarefas organizadas, você encontrará lugar no seu dia para incluir um esporte ou uma academia, e gerenciar melhor sua energia.

Abraço, até a próxima.

Gérson.

 

Parabéns Neotriad.com pela nova versão!

 

Boa noite pessoal,

Hoje tive  uma grata surpresa quando o Chrome, na sua tarefa de abrir automaticamente com a página inicial do Neotriad,  uma tela nova de Login do Neotriad.

Uma tela mais limpa e onde aparecem só as tarefas, anotações e compromissos. Simples e de fácil acesso. Veja.

As funcionalidades continuam lá, mas reunidas nos ícones no canto superior esquerdo. Dali se pode ir para qualquer lugar no novo Neotriad, equipes, incluir tarefas, compromissos, acessar a área financeira, etc.

No canto direito estão o calendário, as horas comprometidas do dia e o perfil. Os menus abrem quando se passa o mouse, fazendo que você só de o click, naquilo que lhe interessa.

Realmente, a equipe de desenvolvimento esta de parabéns, pelo resultado.

Vejam mais algumas telas para já ir se familiarizando.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abraços,

Gérson.

Um erro bem comum.

Boa noite,

No início do ano, cometi um erro bem comum; planejei coisas demais.

No final do ano passado, minha produtividade estava muito boa. Tinha conseguido realizar muitas coisas que tinha planejado para o ano passado, e estava empolgado.

Então no início do ano fiz muitos planos, deste pequenos consertos em casa até mudar toda a minha programação de trabalho. O Resultado foi que minha programação ficou confusa e complicada. A não realização de alguns projetos causou frustração  e um desânimo, que me levou a não cumprir outras coisas mais importantes.

E isso foi previsto pelo Christian, quando viu minha programação para este ano. Ele falou especificamente sobre a quantidade de coisas programadas.

Para consertar o rumo das coisas, usei o método de limpar tudo e começar do zero. Reprogramar tarefas e projetos, excluir alguns, e adiar outros.

Esta dando trabalho, mas esta ficando bom. Executável.

Não cometerei este erro novamente. Prejudicou minha produtividade e minha motivação.

E você? Quantas coisas ainda quer fazer este ano?

Abraço,

Gérson.

Produtividade no Excel II – O Império Contra Ataca.

Boa noite pessoal!

Essa dica é muito legal!

Eu uso o Excel pra quase tudo no meu trabalho. Muitas coisas do trabalho esta relacionado com o Excel. Ele é uma ferramenta poderosa para a minha produtividade e minha eficiência.

Faz parte da minha rotina quando chego pela manhã, executar um lista de tarefas; fechar o caixa, atualizar extratos, atualizar a conciliação, banco de horas, controle de km do carro, etc. Então é uma série de “clicks” de abrir, editar salvar e fechar.

Então descobri uma maneira de estes arquivos abrirem junto com o Excel, quando ele é iniciado. Assim quando abro o Excel, todas estas planilhas abrem junto. Edito as coisas que preciso e fecho. 

Não medi o tempo que ganhei com esta pequena alteração, mas é muito mais rápido, porque quando clico no início da tarefa no Neotriad, e paro quando termino, posso ver quanto tempo gastei fazendo aquela tarefa. Como diria o Professor Raimundo é Vapt-Vupt!

Para usar esse truque você tem que salvar os arquivos que você deseja abrir em uma pasta específica. Anote ai:

C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\XLSTART\seu arquivo.xlsx

Quando  Excel abrir vai abrir também todos os arquivos que estiverem nesta pasta.

Simples não é?

As boas idéias sempre são simples.

Imagine quantas idéias simples como esta, estão esperando para serem descobertas, e fazer o seu dia render muito mais!

Espero que tenha sido útil.

Abraços,

Gérson