A exceção é um veneno!

Hoje conversando com o meu pai, o grande  Rubem Worobiej, ele estava falando sobre ritos e padrões, e ele disse uma coisa que me fez pensar;

“A exceção é um veneno!”

Custei um pouco pra entender o que isso queria dizer, e me dei conta que é verdade.

No trabalho lido todos os dias com processos rotineiros e procedimentos que fazem parte do trabalho diário. Um procedimento é  um roteiro de como fazer uma coisa. Para passar café você tem um procedimento que seguem determinados passos, que foram pensados para que o resultado seja o esperado; um bom café.

Para todos os procedimentos do trabalho, também. Você tem que seguir certos passos para ter o resultado esperado; uma tarefa concluída sem erros, nem atrasos, NEM ATALHOS!

Ai que me dei conta que a exceção é realmente um veneno! Porque quando você abre uma exceção para qualquer procedimento, você envenena aquela rotina, e ela vai se deteriorando e com o tempo e morre!  E esta bagunça faz a sua tarefa lenta, chata, cheia de incertezas, e com uma grande perda de tempo.

Esta exceção, é a maldita “Lei de Gérson”, daquele comercial infeliz onde o meu xará  🙁  diz que aquele cigarro é pra quem gosta de levar vantagem em tudo. (Pra quem não sabe do que estou falando procure no You Tube) Essa mania de dar um jeitinho pra tudo, e de sempre achar que fazer uma coisa por um atalho é um grande esperteza!

Por isso devemos examinar nossos processos pra ver se todas as etapas são realmente necessárias. Se não estamos burocratizando demais com rotinas inúteis. Se você acha que um procedimento esta errado, mostre porque. Apresente a sua solução e demonstre qual a sua ideia, e porque ela é importante e o quanto vai melhorar a eficiência da tarefa.

Não tente mudar um processo só pra mostrar trabalho, e pra fazer bonito. Não reinvente a roda.

Lembre-se disso a próxima vez que fizer uma exceção a um procedimento existente.

Abraço,

Gérson.

 

Mapa mental para Planejamentos longos.

E ai pessoal!

Planejar fica quase automático depois que você  pega o jeito da coisa.

E quando mais fácil fica, mais longe você vai no planejamento, e mais preciso você fica.  Para fazer um planejamento de qualquer coisa eu simplesmente coloco tudo como eu gostaria que fosse, não importa o que seja. Desejos, projetos malucos, coisas sérias, outras nem tanto. Depois disso dou uma volta pra pensar em outra coisa, ou mesmo volto a olhar o planejamento de novo uns dois dias depois. Esta é a hora de botar os pés no chão. Vejo quais são os planos que mais me interessam, quais os que posso fazer e vejo principalmente como fica este planejamento colocado ao lado do planejamento da família. Não posso começar um grande projeto, se já estou envolvido com outro que envolve minha esposa, senão corro o risco de deixá-la na mão. Então  ajustes são necessários.

O mesmo vale para o trabalho, não adianta eu fazer começar um plano renovador, se a empresa esta dando atenção para uma grande obra. Não encaixa, não vai funcionar, se eu começar só vai gerar stress e frustração pra todos. Claro que o inverso também é importante, se um grande projeto meu esta andando, não dá pra mudar totalmente o curso das coisas.

Como minha memória é mais visual, as coisas fazem mais sentido pra mim se estiverem escritas ou desenhadas. (alguns acham isso uma desvantagem), mas enfim, segue o desenho que fiz:

Nesta fase, este ainda sofreia alterações.

Veja que olhando o desenho assim, de cara você vê onde projetos te tocam, onde esta o final do ano, as férias escolares, a idade que você vai completando ao longo dos anos (acho que devia ter apagado isso antes de postar…)

Assim fica incrivelmente fácil planejar. Para mim fácil e divertido. Assim é como se eu tivesse o controle da minha vida!

Já pensou de  Deus lhe fizesse uma visita hoje à noite, e dissesse:

“Oi! Olha só, vi no seu relatório celeste que você tem sido bom pai, bom marido, e coisa e tal!  Então como prêmio, vou realizar seus planos e desejos para os próximos anos!  Só que você vai ter que me entregá-los agora, porque tenho uma reunião importante com os anjos do oriente médio, e não vou poder esperar!”

Escute!  Não é a sua campainha tocando?

Pense nisso!

Abraço,

Gérson.

Mapa mental. Como eu faço!

Mas e ai pessoal,

Tudo certo no final desta semana?

Esta semana foi meio maluca pra mim. Dias de muitas tarefas e stress, e dias e calmaria! Sim os dias de stress também acontecem. Mas são perfeitamente suportáveis, já que as coisas não ficam fora do lugar durante muito tempo.

Bom, mas o post de hoje é pra falar de mapa mental.

Sempre usei mapas mentais, mesmo antes de saber que tinham este nome. Sempre fiz desenhos e rabiscos que só faziam sentido pra mim, e tinham um propósito. Acho muito bom porque posso fazer um esquema visual, e ter uma visão do “todo” só olhando para uns rabiscos.

Esta semana publiquei meu primeiro e-book, que esta no site do Neotriad. Vale dar uma olhada.

E este foi o esquema que usei para organizar minhas idéias, para que elas pudessem fazer sentido:

Claro que o e-book não ficou idêntico, e esta é a segunda versão deste mapa. A primeira foi escrita do jeito que as idéias vinham à cabeça, todas misturadas. Depois de terminar de “descarregar” todas as idéias no papel, pude olhar e começar a organizá-las.

Apagar, escrever de novo, incluir, tirar, até ficar com  uma cara agradável.

Depois de pronto, pude me concentrar só em escrever. Ai foi fácil.

De outro modo seria como começar a construir uma casa sem projeto. A medida que se vai construindo vai se planejando. Isso além de gerar uma grande perda de energia, deixa qualquer um exausto, e a chance de não se chegar no final da obra, é bem grande. Quando as coisas não ficam incompletas.

Um recurso muito legal para fazer mapas mentais é usar o Neotriad Organiza, ele pode fazer isso em segundos, podendo ainda imprimir pra deixar tudo mais organizado. Confira, vale a pena.

É isso. Faça mapas mentais para organizar suas idéias!

Abraço,

Gérson.

Curso de Indicadores de Processos.

Boa noite pessoal,

Hoje terminei meu curso de Indicadores de Processos, com o professor Clóvis Fernandes Oyarzabal .

Diversos conceitos novos que achei interessantes como a “casa da qualidade” e os passos necessários par implantação da qualidade, mas, sem dúvida o Gerenciamento da rotina no Trabalho Diário, foi o que mais me chamou atenção, assim como os Itens de Controle da Rotina.

A medição de itens da rotina de trabalho é a pedra fundamental para se ter controle, afinal como  o Clóvis falou:

Quem não mede, não conhece,

Quem não conhece, não controla,

E quem não controla, não melhora.

Controlando e medindo rotinas diárias pode-se notar desvios no processo, e assim corrigí-los. E com um bom controle o gerente pode dedicar parte do tempo para controlar a rotina e outra parte para se concentrar em melhorias.

Ai entrou no nosso campo, tempo.

Quanto tempo o gerente, ou cada um de nós deve dedicar à rotina? Quanto deve ser dedicado às melhorias?  O ideal é que fosse 50% / 50%,  índice alcançados pelos japoneses. Um bom começo para nós seria 80% rotina e 20% melhorias.

Poder controlar o tempo que gastamos nas nossas tarefas é fundamental para podermos medir nosso desempenho e direcionar nossos esforços para manter nossos processos dentro do padrão e dedicar alguma parte do dia para melhorias. Afinal ninguém quer ficar no mesmo lugar para sempre. Correndo em círculos sem fim.

Se controlar o tempo das rotinas é importante, uma ferramenta que nos ajude a fazê-lo, é o que faltava para iniciarmos nossa melhora.

As ferramentas que o Neotriad oferece são vastas e variadas. Podemos controlar TODAS as nossas atividades, tanto as de rotina quando as de melhorias. Programe nas suas tarefas diárias, ou semanais, uma hora para você ficar pensando nas melhorias que você pode fazer no trabalho que você desenvolve. Algo sempre pode ser melhorado. Melhoras no processo significam tempo ganho em uma tarefa. E este tempo pode ser usado para planejar suas próximas tarefas, aproveitando melhor seu tempo.

Um assunto que pode mudar sua rotina de trabalho, e fazer você ser mais eficiente. Você não acha?

Pense  nisso!

Abraço,

Gérson.