O que você faz, quando não tem nada pra fazer?

Bom dia!

Parece uma pergunta retórica, mas esta semana eu pensei nisso no final de um dia.

Normalmente você não fica absolutamente sem nada para fazer, ainda mais no trabalho. Sempre tem algo pra fazer!

Mas depois que a programação de tarefas vira uma rotina com o Neotriad, e o seu dia é programado, e urgências não acontecem, em alguns momentos você fica sem nada pra fazer.

Se todas as suas tarefas para aquele dia já foram feitas, você  já adiantou a mais importante do próximo dia, e ainda são 17h, o que você faz com esta uma hora?

Alguns usam táticas de não fazer nada mas “parecer” que  fazem. Técnicas conhecidas como andar pelos corredores com uma folha de papel na mão como se você fosse entregá-lo para alguém, ou fazer cara de preocupado enquanto usa o MSN com os amigos ou namorada. Alguns acham que esta é a sua vingança particular contra o seu chefe sanguinário que te explora,  e para contra-atacar, você fica se fazendo de leitão pra mamar deitado.

Se você pertence a esta categoria, um conselho: saia deste emprego e procure algo que o deixe feliz. Você desperdiça seu tempo, sua vida e o tempo dos outros.

Eu uso esse tempo para pensar em alguma melhoria para os meus processos. Eu relaxo, espero aquela sensação de dever cumprido, e vejo meu trabalho com outros olhos. Imagino as coisas funcionando e outra forma, vejo o que os outros estão fazendo, presto atenção nas coisas ao redor. Penso também em problemas recorrentes e como posso prevê-los ou eliminá-los.

É bem interessante, você descobre coisas que estavam na sua cara e você não via, porque estava preocupado demais com a papelada.

Uma das soluções que criei foram as pastinhas plásticas que usamos para as contas da semana. Aqui na Macro Engenharia, programamos as contas com  uma semana de antecedência,  e antes, os boletos, notas cheques ficavam presos em clipes ou grampos, e quando eram transportados sempre caia um papel ou outro. Numa destas hora de ócio criativo, achei a solução simples de comprar pastas plásticas transparentes para cada dia da semana. Solução perfeita. Cada papel vai na pasta do seu dia de pagamento. Isso depois evoluiu porque enquanto se estava pagando as contas desta semana as da próxima já estavam sendo separadas e tinham o mesmo problema. Mesmo problema, mesma solução. Comprei outro conjunto de pastas.

Agora enquanto estamos pagando as contas de uma semana, as contas da próxima já estão nas pastas. No dia, só trocamos um conjunto de pastas vazio, por outro cheio de contas.

Mais rápido, mais eficiente, mais seguro e mais tranquilo, já que é só olhar para a etiqueta na pasta para saber de que dia são aquelas contas.

E você o que faz quando não tem nada pra fazer?

Pense nisso, e aproveite melhor o seu tempo!

Abraço,

Gérson.

Curso de Indicadores de Processos.

Boa noite pessoal,

Hoje terminei meu curso de Indicadores de Processos, com o professor Clóvis Fernandes Oyarzabal .

Diversos conceitos novos que achei interessantes como a “casa da qualidade” e os passos necessários par implantação da qualidade, mas, sem dúvida o Gerenciamento da rotina no Trabalho Diário, foi o que mais me chamou atenção, assim como os Itens de Controle da Rotina.

A medição de itens da rotina de trabalho é a pedra fundamental para se ter controle, afinal como  o Clóvis falou:

Quem não mede, não conhece,

Quem não conhece, não controla,

E quem não controla, não melhora.

Controlando e medindo rotinas diárias pode-se notar desvios no processo, e assim corrigí-los. E com um bom controle o gerente pode dedicar parte do tempo para controlar a rotina e outra parte para se concentrar em melhorias.

Ai entrou no nosso campo, tempo.

Quanto tempo o gerente, ou cada um de nós deve dedicar à rotina? Quanto deve ser dedicado às melhorias?  O ideal é que fosse 50% / 50%,  índice alcançados pelos japoneses. Um bom começo para nós seria 80% rotina e 20% melhorias.

Poder controlar o tempo que gastamos nas nossas tarefas é fundamental para podermos medir nosso desempenho e direcionar nossos esforços para manter nossos processos dentro do padrão e dedicar alguma parte do dia para melhorias. Afinal ninguém quer ficar no mesmo lugar para sempre. Correndo em círculos sem fim.

Se controlar o tempo das rotinas é importante, uma ferramenta que nos ajude a fazê-lo, é o que faltava para iniciarmos nossa melhora.

As ferramentas que o Neotriad oferece são vastas e variadas. Podemos controlar TODAS as nossas atividades, tanto as de rotina quando as de melhorias. Programe nas suas tarefas diárias, ou semanais, uma hora para você ficar pensando nas melhorias que você pode fazer no trabalho que você desenvolve. Algo sempre pode ser melhorado. Melhoras no processo significam tempo ganho em uma tarefa. E este tempo pode ser usado para planejar suas próximas tarefas, aproveitando melhor seu tempo.

Um assunto que pode mudar sua rotina de trabalho, e fazer você ser mais eficiente. Você não acha?

Pense  nisso!

Abraço,

Gérson.

Domingo, o dia perfeito para planejar!

Boa noite pessoal,

Domingo à noite é o dia perfeito para planejar. Porque?

Porque no domingo, você faz coisas (ou deveria ter feito) que não faz durante a semana; sai com a família, ou come aquele churrasquinho esperando o Grenal, depois tira aquela soneca dos Deuses no meio da tarde, e acorda relaxado com a alma mais leve.

Pois bem, esta é a hora perfeita para você planejar a próxima semana.

Você já descobriu porque todo mundo detesta a segunda-feira? Porque quando chegamos no trabalho, é aquela avalanche de papéis, e todos querendo compensar o atraso da semana passada.

Você na segunda pela manhã!

Se você fizer um planejamento bem simples, você já vai chegar com outra cara no trabalho. Veja como é fácil. Insira no Neotriad todas as tarefas que você gostaria de fazer naquela semana.

Use o recurso do Neotriad , Minha Semana.  Assim você tem uma visão completa de toda a sua semana,  e de todas as tarefas que você tem pra fazer. Olhando esta página, você já pode ver o que vai dar certo e o que não vai. Veja as reuniões, os relatórios que você tem que entregar, o dia que você prometeu almoçar com  os seus pais, aquela janta com a sua esposa que já esta atrasada, aquela viajem de negócios, etc.

Essa é uma excelente ferramenta, porque você pode controlar o seu futuro e dizer como as coisas devem acontecer. Lembre as coisas mais importantes primeiro, depois o resto.

Coisas demais em um único dia? Transfira o que pode ser transferido, para outro dia mais tranqüilo. Tem dias bem folgados? Adiante coisas importantes que podem ser adiantadas, ou trabalhe em um novo projeto que pode deixar você mais produtivo. Use esse tempo extra para pensar seu trabalho além da sua mesa, olhe para o horizonte.

Faça isso esta semana, e se a sua segunda-feira não for mais tranqüila, me ligue pra me xingar!

Vale a pena ver o vídeo do Christian sobre este recurso:Planeje sua Semana

Abraço,

Gérson.

Afinal, o que fazer primeiro? Parte 1.

Boa tarde pessoal,

Este é o primeiro post deste novo blog para novos e antigos usuários do Neotriad. Eu uso Neotriad já há bastante tempo, e gostaria de dividir algumas dicas de produtividade que eu uso, e que são bem simples, basta realmente querer.

Meu início foi pela minha mesa, a chamada organização física.

Nesta etapa do processo de organização, eu pensei: “- Certo, chega de bagunça. Mas eu começo por onde??”

Porque quando a gente olha para a bagunça da mesa, dá vontade de sair correndo. Jogar álcool e tocar fogo também não é a solução, além de ser perigoso!

A minha dica para esta fase inicial é começar pela organização da mesa em si. Tire TUDO de cima da mesa. O monitor do micro não, pode deixar. Separe os papéis que precisam de solução parecida, ou que são do mesmo assunto.

Para não atrapalhar o seu trabalho, eu sugiro tomar estas providências no sábado, ou fique até mais tarde pra você poder ter liberdade de movimentação, e ninguém achar que você esta maluco, e resolveu fazer um ninho com os papéis da sua mesa, e sentar dentro.

Coloque o lixo, no lixo. Não guarde aquele papelzinho com aquele telefone, que você nem sabe de quem é. Se for importante anote na sua agenda e lixo com ele.

Os papéis que sobreviverem a primeira triagem vão estar pelo menos organizados de alguma forma. Começe a RESOLVER os papéis de cada pilha. Minha sugestão é que você faça isso de pé. Tire a cadeira da mesa, vai facilitar sua movimentação, além de fazer você ser mais eficiente, na distribuição dos papéis, porque cansa ficar muito tempo de pé.

Se a solução for demorada ou complexa, transfira esta papel/assunto para outro lugar, para você revisar depois. Resolva as coisas simples primeiro; recados de telefonemas, anotações em papéizinhos, post it, lixo, restos de bolachas, manchas de café, etc.

Feito isso, pegue  um pano, e dê uma boa limpada pra tirar o mofo que tinha de baixo das pilhas de papéis.

A esta altura do campeonato, sua mesa já vai estar bem melhor, limpa e cheirosa.

Esta etapa além de ser transformadora, é exaustiva!

Deixe o resto para a próxima fase, onde vamos terminar de resolver as pilhas que faltam.

Tenha um descanso merecido, e durma o sono dos justos!

Bons tempos!

Gérson.