Você pensa em melhorias pra sua rotina?

Boa noite pessoal,

No curso que fiz sobre Indicadores de Processos, uma parte falava que o bom gerente dedicava 50% do seu tempo para controlar a rotina, e 50% para estudar as melhorias.

No Japão, claro!

O professor Clóvis Oyarzabal, disse que por aqui uma relação de 80 / 20% já era um bom começo.

A idéia é simples e genial. Afinal todos nós reclamamos que estamos tão absorvidos com a rotina que não encontramos tempo para pensar em melhorias. E isso vai nos deixando no mesmo lugar.

Para quem usa o Neotriad como ferramenta de organização fica muito fácil fazer este tipo de controle. Veja, se  o seu dia tem 10h de trabalho, você pode reservar 2h para pensar em melhorias.

Inclua uma Meta no seu Neotriad chamada “Melhorias”, e abaixo dela, projetos para cada melhoria estudada. Não inclua mais que dois projetos. Mas que isso você não vai conseguir fazer.

Mas quais processos merecem esta atenção especial?

Aqueles que te dão mais trabalho, aquele que o seu chefe vive cobrando, aquele mais chato, aquele que sempre dá problema.

Faça um organograma simples deste processo eleito como o mais problemático, e inclua uma tarefa neste projeto que esta ligado a esta Meta.  Tá bom, como é o início, destine uma hora para analisar este processo.

Com o rascunho do processo na sua frente, analise seus passos imaginando o que acontece em cada uma das etapas. Veja onde o processo tranca, onde ele demora, e imagine maneiras de torná-lo mais rápido, mas eficiente. Troque etapas de lugar, imagine o como ficará a mudança, pense nas pessoas envolvidas neste processo. Elas são suas clientes neste processo? Esforce-se para fazer a sua parte em menos tempo, fale com a pessoa para qual você entrega seu trabalho, se existe alguma coisa que você possa fazer para facilitar a etapa dela com pequenas mudanças, inove!

Isso é pensar em melhorias.

Medir o quanto estas melhorias serão eficazes, também será bem útil, mas você terá que ter dados históricos de antes da mudança para poder comparar. Se você não os tem, começa a gora a medir. Assim poderá comprar os dados depois das mudanças.

Trabalhe em um processo de cada vez, em uma melhoria de cada vez, assim você não se perde, e mantém o foco.

Pense que estas melhorias lhe trarão mais tranqüilidade e mais tempo livre no seu dia.

Se precisar de ajuda é só falar.

Abaço,

Gérson.