Ano novo, novos planos!

Afinal, esta cedo para planejar 2014?

2014 promete. Vai ser uma ano de mudanças, de melhorias.

Um ano inteiro pra mover a nossa vida pra onde queremos. Tirar os velhos planos da gaveta, tirar o pó dos velhos sonhos, lembrar que um dia estivemos super exitados com uma ideia maluca que acabamos deixando guardada para quando tivermos “tempo” de executá-la (ou seja, nunca).

Pra qual lista dar maior atenção?
Pra qual lista dar maior atenção?

As possibilidades para o ano que vem são ilimitadas. Podemos dar uma virada na vida,  e mudar o curso para onde queremos. Deixar de ouvir os outros sobre o que deveríamos fazer, e tomar leme da nossa vida.

Difícil? Não! O mais difícil disso é decidir o que queremos. Depois disso o resto é fácil, e divertido, porque cada aperto que passamos é um passo na direção que queremos.

Você não tem plano nenhum para o próximo ano, então vai poder começar do zero. Caso você já tenha planos andando, é hora de fazer ajustes e ver se cabe mais algum junto.

Hoje respondi um comentário de um leitor sobre a inclusão de Metas e Projetos, como fazer, o que colocar, quantos projetos colocar dentro de uma meta, etc. Essas são dúvidas comuns para os iniciantes do Neotriad.

Como não posso decidir por você o que você quer, então vou dar  uma mãozinha mostrando como colocar seus planos no Neotriad de forma prática, incluindo Metas e Projetos, na nova versão do Neotriad (que ficou muito boa, e ainda vai ficar melhor).  A princípio vão ser três posts/tutoriais da série  “como fazer”,  mostrando como incluir Metas, depois um ou dois subprojetos e terminando os compromissos e tarefas recorrentes.

Estes exemplos poderão ser replicados para quase qualquer situação, assim você vai poder usá-los como base para incluir seus planos para o ano que vem.

Se tiver alguma sugestão de assunto ou plano para eu usar no meu exemplo, é só escrever.

Grande abraço,

Gérson.

Você já usou o chat do Neotraid?

Olá pessoal,

Quem já usou o chat do Neotriad?

Ele é bem útil pra quando você precisa dar uma palavrinha rápida com alguém da Equipe. Evita aquele famoso chat-mail! Você já deve ter feito, se você é viciado em e-mails.

Você manda uma pergunta simples; a resposta vem incompleta; você pergunta de outra maneira; e a resposta vem pela metade; dai você escreve de novo, explicando tintin-por-tintin o que queria da primeira vez; a outra criatura agora entende, e responde um simples “sim”.

E nesse meio tempo, você fica clicando 50 vezes por minuto no Enviar/Receber, pra ver se o outro respondeu.

Não me diga que nunca aconteceu contigo???

Pois é, e dai lá se vão longos minutos improdutivos esperando a resposta, ou multitarefando, fazendo outra coisa com um olho na tarefa e outro no e-mail.

Usando o chat, você pode resolver rapidamente com uma conversa direta, sem rodeios.

Existem duas maneira de você usar o chat do Neotriad. Uma é habilitando o chat da tela inicial que mostra todos os membros das suas equipes que estão online, e outra é usando o chat que tem dentro de Equipes.

Pra usar o chat da tela do Meu Dia, primeiro você tem que habilitar o chat.

Clique no símbolo que há ao lado da sua foto na tela do Meu Dia, e depois em “Configurações Neotriad”

Depois role um pouco a tela para baixo e veja se caixinha onde diz “Habilitar chat” esta desmarcada. Salve no canto superior direito e pronto. Volte para a tela do Meu Dia, e veja no cantinho à direita uma pequena barrinha escrito “chat” (óbvio, não seria “Have a nice day”)

Ali serão mostrados todas as pessoas que fazem parte de todas as tuas equipes, que estiverem online!

Como o post fico muito grande, prometo colocar como usar o chat de Equipes, em outro post, certo?

Bom papo!

Abraço,

Gérson.

Quer aprender a inserir Projetos?

Boa noite pessoal!

Todos sabem que eu faço um acompanhamento por e-mail para novos usuários do Neotriad, dando dica de como fazer as tarefas básicas como incluir tarefas, compromissos, as diferenças entre eles, e como eu consegui resolver problemas como organização e produtividade. Aliás quem estiver interessado em participar, fiz um post sobre isso.

Uma das pessoas pra quem presto este acompanhamento é a Rosana. Estamos na fase de incluir Projetos. Acho que é a parte que mais gosto, porque Projetos tem uma relativa curta duração e se pode ver o progresso mais seguidamente. Fiz este tutorial para outra pessoa que acompanho, a Cristina, e ela já esta craque nesse assunto.

Resolvi então dividir esta parte aqui no blog, pra dar uma amostra de como faço este acompanhamento. Vai ser um tutorial de como inserir projetos, suas etapas iniciais e mais simples, sem muita complicação.  Se você aprender isso, vai ser capaz de caminhar sozinho depois, usando recursos mais avançados.

Então chega de papo e vamos ao que interessa.

Como incluir Projetos

Primeiro vamos diferenciar Projetos de Metas! Eu gravei desta forma; “Metas são grades, projetos, menores.” Você pode rever o material do Triad Training para rever os conceitos de Metas e Projetos.

Pra chegar às coisas grandes, devemos antes passar pelas pequenas.

Metas estão ligadas a sonhos, grandes conquistas. Projetos estão ligados a um conjunto de ações específicas, com curta duração.

Fácil não é?

Se você olhar conjunto todo verá algo assim:

Vamos incluir seus projetos então.

Na página inicial do Meu dia, clique no símbolo do Neotriad e depois em Projetos.

A tela de Projetos vai abrir, e então clique no símbolo de “mais”.

Dê um nome para o seu projeto. Um nome que seja significativo e curto, para você lembrar imediatamente do que se trata, quando ler.

Na aba “Detalhes”, faça uma descrição do objetivo deste projeto, para que você se lembre do porque esta fazendo isso.

Na mesma janela, coloque a data de início e fim do seu projeto. Quando colocamos datas naquilo que queremos fazer, nos comprometemos dando um limite para aquilo. Não se esqueça de marcar a identidade que esta ligada este projeto. Lembre-se que você vai precisar destes dados para completar seus gráficos de produtividade, e para saber a quantas anda a execução deste projeto.

Inclua compromissos e tarefas da mesma maneira que você o faz quando esta na tela do Meu dia. Uma pequena dica. Quando você incluir tarefas dentro de projetos, você vai digitar as informações básicas de uma tarefa; nome, duração, triad (importante, urgente ou circunstancial), vai dar OK, e a tarefa irá para a sua lista de tarefas.

Depois disso você vai poder editar a tarefa para incluir outras informações como, identidade, arquivos, reuniões, etc.

A aba de Arquivos tem a mesma função nas tarefas e compromissos, anexar arquivos importantes para o projeto; um relatório, planilhas importantes, etc. Gosto bastante desse negócio de poder adicionar arquivos, porque tu pode deixar tudo junto em um único lugar, além de ter um histórico de arquivos antigos que foram sendo atualizados.

Veja como é a janela pra você incluir um arquivo ao seu projeto.

Ao lado de Arquivos você vai ver um campo onde você vai poder escolher quais outras abas você terá na exibição do seu projeto. Há muita coisa ali que você pode explorar depois. Gostaria de mostrar uma que pode ser bem útil, se o projeto tiver muitas ramificações, que são os Sub-Projetos.

Basicamente você vai incluir um projeto dentro de outro. Digamos que você receba o projeto da sua empresa de criar um departamento auxiliar ao seu para fazer toda a parte burocrática. Este é o projeto-mãe. Você pode incluir um sub-projeto da contratação de um profissional para este posto, que envolve uma série de tarefas bem específicas desta etapa do projeto-mãe. Então para separá-los adequadamente, inclua um Sub-Projeto, e todas as tarefas que você precisa fazer para cumpri-lo; anúncio no jornal, reservar sala para entrevistas, reservar um turno do dia para realizar as entrevistas, etc.

Lembre-se que uma tarefa muito grande, deve ser quebrada em tarefas menores que facilitam sua execução.

A inclusão de um Sub-Projeto é em simples, veja:

Veja na figura abaixo como os seus projetos vão aparecer na sua tela inicial de Projetos.

Se você clicar no pequeno triângulo que tem ao lado no nome do projeto, ele será expandido mostrando as tarefas que você listou para cada um deles.

Minha dica final para esta etapa de projetos, é você cuidar para não tentar abraçar o mundo. Não dá para fazer muitos projetos juntos. Nós até podemos que achar que vai dar ainda mais se formos organizados, mas não esqueça que existem os imprevistos, as urgências que sempre aparecem, e mais meia dúzia de coisas que podem acontecer, e fazer os seus projetos se acumularem como um trem descarrilado.

Para resolver este problema eu tenho uma sugestão. Veja, isso funciona pra mim, talvez você tenha que usar outra técnica mais confortável pra você. Eu primeiro escrevo o Projeto no papel.  Faço isso com cada um. Depois vejo a data de início e término de cada um e faço uma pequena linha do tempo, pra ver com que cara fica. Faço uma linha, que representa o ano, a divido em meses, e depois desenho barras representando os projetos. As barras iniciam na data aproximada do projeto e se estendem até a data final prevista.

Assim consigo ter uma boa ideia se estou acumulando inconscientemente com muitos projetos na mesma época, e posso empurrar o início de um projeto menos importante mais para frente, e dar atenção aos que são realmente importantes.

Se tiverem alguma dúvida, (e vocês vai terão) não deixem de escrever: euusoneotriad@yahoo.com.br

Boa sorte.

Abraço,

Gérson.

Tarefas Predecessoras. Tutorial de Como usar!

Mas e ai pessoal.

Atualizando alguns projetos, e editando um grande projeto de Acompanhamento de iniciantes do Neotriad, descobri um recurso que ainda não tinha usado, as Tarefas Predecessoras. Basicamente tu pode dizer para o Neotriad, qual tarefa vem antes da outra, e fazer com que a segunda, só inicie depois que a primeira for completada.

Isso quer dizer que enquanto a primeira estiver sendo executada, ou adiada, a segunda, não vai ficando pra trás. Vai se modificando conforme a primeira.

Muito legal não?

Tão legal que fiz um post sobre como incluir estas tarefas predecessoras. Então, aperte o cinto.

Dentro do Projeto aberto em que estamos trabalhando, adicione uma tarefa como faria normalmente.

 O Neotriad vai perguntar se você deseja linkar esta nova tarefa com o projeto aberto!

Inclua a primeira tarefa normalmente colocando todas as informações possíveis.

Repare no texto da tarefa e nas datas que eu coloquei para que tu possa entender melhor.

Depois você vai incluir a segunda tarefa. Ela vai ser deixada de propósito com as datas de antes da primeira para você poder ver como elas mudam depois de editadas as Predecessoras.

Veja o texto da segunda tarefa, e compare as datas da primeira e da segunda.

A Segunda aparece com a datas anteriores a da Primeira.

Depois você vai clicar em PREDECESSORAS na tarefa que deve ser a Segunda a ser executada.

Começa a digitar o nome da tarefa que deve ser a Predecessora esta que você esta editando.

Escola o TIPO que você quer, neste exemplo estou usando o Término a Início.

Coloque quantos dias de intervalo você quer entre o Término da primeira tarefa, para o início da Segunda. E clique em Adicionar.

A tarefa predecessora daquela que você esta editando esta adicionada.

Depois de clicar em fechar, você vai ver que as tarefas irão ficar em ordem de data. Há mas isso não dá pra fazer usando a priorização? Sim, dá pra fazer, só que elas não vão ficar relacionadas, e irão ficando para trás, ficando marcadas em vermelho, de atrasadas.

Note que aqueles dois dias foram respeitados. A Primeira tarefa termina dia 24/04/2012, e a Segunda deve começar só em 27/04/2012, dois dias depois.

Na segunda tarefa o botão PREDECESSORAS ficará destacado, para você saber que esta tarefas tem tarefas que são predecessoras.

É isso.

Espero que seja útil este tutorial. Se você for iniciante no Neotriad, e precisa de uma mãozinha agora no início, dê uma olhada neste outro post, onde descrevo o Acompanhamento que estou fazendo para iniciantes.

Abraço,

Gérson.