Produtividade no Excel II – O Império Contra Ataca.

Boa noite pessoal!

Essa dica é muito legal!

Eu uso o Excel pra quase tudo no meu trabalho. Muitas coisas do trabalho esta relacionado com o Excel. Ele é uma ferramenta poderosa para a minha produtividade e minha eficiência.

Faz parte da minha rotina quando chego pela manhã, executar um lista de tarefas; fechar o caixa, atualizar extratos, atualizar a conciliação, banco de horas, controle de km do carro, etc. Então é uma série de “clicks” de abrir, editar salvar e fechar.

Então descobri uma maneira de estes arquivos abrirem junto com o Excel, quando ele é iniciado. Assim quando abro o Excel, todas estas planilhas abrem junto. Edito as coisas que preciso e fecho. 

Não medi o tempo que ganhei com esta pequena alteração, mas é muito mais rápido, porque quando clico no início da tarefa no Neotriad, e paro quando termino, posso ver quanto tempo gastei fazendo aquela tarefa. Como diria o Professor Raimundo é Vapt-Vupt!

Para usar esse truque você tem que salvar os arquivos que você deseja abrir em uma pasta específica. Anote ai:

C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\XLSTART\seu arquivo.xlsx

Quando  Excel abrir vai abrir também todos os arquivos que estiverem nesta pasta.

Simples não é?

As boas idéias sempre são simples.

Imagine quantas idéias simples como esta, estão esperando para serem descobertas, e fazer o seu dia render muito mais!

Espero que tenha sido útil.

Abraços,

Gérson

Produtividade no Excel!

Boa noite!

Hoje o assunto é produtividade.

Uma das coisas que me intrigaram depois que comecei a usar o Neotriad com alguma regularidade, foi onde eu deveria ser mais eficiente. Minha tarefas já estavam relativamente organizadas, minha mesa também e eu não sabia pra onde virar minha fúria de organização.

Então comecei pensando que se não havia como mudar alguns processos eu deveria achar uma maneira de fazê-los mais eficientes e rápidos.

Por exemplo; na época os lançamentos da notas de compra das obras (eu trabalho em uma construtora civil), usando o Excel, e cada obra tinha o seu arquivo. Cada vez que precisava lançar notas tinha que abrir 11 arquivos e ficar pulando de  um para o outro para lançar as notas na obra certa. E cada vez que era preciso procurar uma nota tinha que procurar manualmente em cada arquivo. Um processo penoso e demorado.

Minha solução para isso foi procurar uma maneira mais rápida e confiável de procurar notas. Me associei a um grupo do Yahoo de Excel, e expliquei minha aflição quanto à procura. Na mesma tarde, um alma caridosa escreveu um código em VBA – as famosas macros do Excel – que fazia isso usando dois cliques.

Estava no céu. Quando precisava procurar uma nota fiscal, usava este código colocando o número da nota e o Excel procurava sozinho até encontrá-la, em segundos. Os vários momentos procurando estas notas eram coisa do passado. Agora bastava clicar no ícone com a macro, digitar o número da nota e ficar esperando o resultado.

Ganhei muitas horas de trabalho só com esta modificação pequena, e resolvida em um dia!

Muitas outras coisas eu consegui usando o Excel como meu aliado nas minhas tarefas diárias, acelerando a execução de certas tarefas, e fazendo sobrar tempo no meu dia. Sensacional, não é? Pra mim foi!

No próximo post falarei sobre com usar o Excel para acelerar a execução de outras tarefas, e deixá-lo mais eficiente.

Abraço,

Gérson.

Metas demais!

Boa tarde,

 

Hoje o post é em trânsito já que estou esperando minha mulher sair das compras.

Então vai dar tempo de tomar um café e deixar mais este post.

Você merece...

Sentado aqui no café, depois de ter saído do trabalho, estava pensando na vida e relembrando coisas que ainda faltam fazer, e me lembrei que resolvi mudar a minha programação de metas e projetos para este ano. No início do ano, estava empolgado com meus resultado do ano passado e me enchi me objetivos, metas e tarefas. Resultado metade das coisas não aconteceram. Tinha coisas demais planejadas.

O Christian até me alertou para isso, quando mandei minha programação pra ele. Ele disse: ” Esta muito bonito, mas veja se você não tem coisas demais!”

Achei que ele estava exagerando, que eu ia dar consta de tudo.

Ele tinha razão. Tinha coisas demais pra fazer. Dai me dei conta que uma meta simples, sem grande complexidade, pode se dividir em objetivos menores, e cada um destes se dividir em outros cinco. Multiplique esta meta por seis, e a sua agenda já vai esta lotada!

O fato é que perdi o tesão, quando todos as metas que tinha para o ano, se juntaram em uma só agenda.

Então resolvi  botar ordem na casa. Vou refazer tudo desde o início. Selecionar os objetivos mais importantes e otimizar as tarefas. Assim ainda posso terminar o ano produzindo alguma coisa.

No trabalho vou dividir o tempo em rotina e melhorias.  Parte do tempo destinado às coisas do dia-a-dia, e outra para pensar em como posso melhorar minha rotina, deixando mais rápido e eficiente.

Também decidi que vou fazer um pequeno organograma de TODAS  as tarefas que faço. Essa vai dar trabalho, mas no fim, vou ter um mapa de tudo que tenho que fazer, e posso identificar algum gargalo, e diminuí-lo. Depois e posto aqui o resultado deste mapa. Vai ser um exercício interessante.

Acabou meu café.

Abraços,

Gérson.

Porque tanta resistência em planejar?

Boa noite pessoal!

Todo mundo sabe que quando as coisas são planejadas elas são mais bem feitas, mais eficientes, mais bonitas e mais tranquilas. Então porque existe tanta resistência em planejar? Porque se diz que planejar é um saco, que planejar engessa as atividades ou não funciona?

Acho que o problema é assumir o compromisso.

Veja, quando você faz um contrato com o seu advogado, você assume o compromisso de cumprir todas as cláusulas daquele contrato. Se você não cumpre, as  consequências também estão escritas no contrato, e podem ser cobradas.

Quando você faz um planejamento, seja do que for, você assume o compromisso com você mesmo, e eventualmente com outras pessoas, e você terá a obrigação de cumprir este compromisso. Neste caso as consequências do não cumprimento do compromisso são a frustração e o desânimo de não ter conseguido fazer o que se propôs.

Então é mais fácil não fazer planejamento nenhum, assim você não assume o compromisso, e se as coisas não acontecerem não é culpa sua. Não é? E assim você vai deixando a vida passar fingindo que nada do que acontece é culpa sua, é sempre de alguém; da chuva que fez o trânsito trancar, do São Pedro que fez chover, do seu chefe que você não ganhou aumento, da empresa que te enche de trabalho, etc.

É claro que nem sempre o planejamento sai como esperado, imprevistos fazem parte da vida. Mas é melhor ter  um planejamento capenga do que não ter nenhum.  Uma das coisas mais interessante que notei quando comecei a usar a metodologia do Christian, foi que era preciso deixar espaço no panejamento para o imprevisto acontecer. Se ele acontecer, você tem recursos ( tempo ou dinheiro) pra resolvê-lo, se ele não acontecer, você terá um excedente destes recursos para usar em outra coisa.

Achei engraçado fazer uma programação para o dia com o item: Imprevisto – duração: 01h.

Acho também é que isso que o Christian quer dizer quando fala de olhar a vida pela janela sem participar dela.

Planejar, significa assumir o controle da sua vida. Assumir o controle da sua pia cheia de louça pra lavar, se o seu plano é acordar com a pia vazia, e poder escolher uma xícara limpa para tomar café. Assim como assumir o controle do seu trabalho,  organizando o que você tem pra fazer e criando uma rotina para fazer o trabalho fluir e deixar você mais tranquilo.

Portanto, planejar é dizer que quem manda na sua vida é você e não outra pessoa. Comece planejando o que você tem pra fazer amanhã no trabalho fazendo uma lista e colocando o item mais importante primeiro. Inclua a sua vida nesta lista, sua mulher, seus filhos, seu marido, seus pais!

Então meu chapa, assuma o controle da sua vida, saia da janela, e vá pra rua !

Me conte depois como é a vista lá da rua!

Abraço,

Gérson.

O que você faz, quando não tem nada pra fazer?

Bom dia!

Parece uma pergunta retórica, mas esta semana eu pensei nisso no final de um dia.

Normalmente você não fica absolutamente sem nada para fazer, ainda mais no trabalho. Sempre tem algo pra fazer!

Mas depois que a programação de tarefas vira uma rotina com o Neotriad, e o seu dia é programado, e urgências não acontecem, em alguns momentos você fica sem nada pra fazer.

Se todas as suas tarefas para aquele dia já foram feitas, você  já adiantou a mais importante do próximo dia, e ainda são 17h, o que você faz com esta uma hora?

Alguns usam táticas de não fazer nada mas “parecer” que  fazem. Técnicas conhecidas como andar pelos corredores com uma folha de papel na mão como se você fosse entregá-lo para alguém, ou fazer cara de preocupado enquanto usa o MSN com os amigos ou namorada. Alguns acham que esta é a sua vingança particular contra o seu chefe sanguinário que te explora,  e para contra-atacar, você fica se fazendo de leitão pra mamar deitado.

Se você pertence a esta categoria, um conselho: saia deste emprego e procure algo que o deixe feliz. Você desperdiça seu tempo, sua vida e o tempo dos outros.

Eu uso esse tempo para pensar em alguma melhoria para os meus processos. Eu relaxo, espero aquela sensação de dever cumprido, e vejo meu trabalho com outros olhos. Imagino as coisas funcionando e outra forma, vejo o que os outros estão fazendo, presto atenção nas coisas ao redor. Penso também em problemas recorrentes e como posso prevê-los ou eliminá-los.

É bem interessante, você descobre coisas que estavam na sua cara e você não via, porque estava preocupado demais com a papelada.

Uma das soluções que criei foram as pastinhas plásticas que usamos para as contas da semana. Aqui na Macro Engenharia, programamos as contas com  uma semana de antecedência,  e antes, os boletos, notas cheques ficavam presos em clipes ou grampos, e quando eram transportados sempre caia um papel ou outro. Numa destas hora de ócio criativo, achei a solução simples de comprar pastas plásticas transparentes para cada dia da semana. Solução perfeita. Cada papel vai na pasta do seu dia de pagamento. Isso depois evoluiu porque enquanto se estava pagando as contas desta semana as da próxima já estavam sendo separadas e tinham o mesmo problema. Mesmo problema, mesma solução. Comprei outro conjunto de pastas.

Agora enquanto estamos pagando as contas de uma semana, as contas da próxima já estão nas pastas. No dia, só trocamos um conjunto de pastas vazio, por outro cheio de contas.

Mais rápido, mais eficiente, mais seguro e mais tranquilo, já que é só olhar para a etiqueta na pasta para saber de que dia são aquelas contas.

E você o que faz quando não tem nada pra fazer?

Pense nisso, e aproveite melhor o seu tempo!

Abraço,

Gérson.

Curso de Indicadores de Processos.

Boa noite pessoal,

Hoje terminei meu curso de Indicadores de Processos, com o professor Clóvis Fernandes Oyarzabal .

Diversos conceitos novos que achei interessantes como a “casa da qualidade” e os passos necessários par implantação da qualidade, mas, sem dúvida o Gerenciamento da rotina no Trabalho Diário, foi o que mais me chamou atenção, assim como os Itens de Controle da Rotina.

A medição de itens da rotina de trabalho é a pedra fundamental para se ter controle, afinal como  o Clóvis falou:

Quem não mede, não conhece,

Quem não conhece, não controla,

E quem não controla, não melhora.

Controlando e medindo rotinas diárias pode-se notar desvios no processo, e assim corrigí-los. E com um bom controle o gerente pode dedicar parte do tempo para controlar a rotina e outra parte para se concentrar em melhorias.

Ai entrou no nosso campo, tempo.

Quanto tempo o gerente, ou cada um de nós deve dedicar à rotina? Quanto deve ser dedicado às melhorias?  O ideal é que fosse 50% / 50%,  índice alcançados pelos japoneses. Um bom começo para nós seria 80% rotina e 20% melhorias.

Poder controlar o tempo que gastamos nas nossas tarefas é fundamental para podermos medir nosso desempenho e direcionar nossos esforços para manter nossos processos dentro do padrão e dedicar alguma parte do dia para melhorias. Afinal ninguém quer ficar no mesmo lugar para sempre. Correndo em círculos sem fim.

Se controlar o tempo das rotinas é importante, uma ferramenta que nos ajude a fazê-lo, é o que faltava para iniciarmos nossa melhora.

As ferramentas que o Neotriad oferece são vastas e variadas. Podemos controlar TODAS as nossas atividades, tanto as de rotina quando as de melhorias. Programe nas suas tarefas diárias, ou semanais, uma hora para você ficar pensando nas melhorias que você pode fazer no trabalho que você desenvolve. Algo sempre pode ser melhorado. Melhoras no processo significam tempo ganho em uma tarefa. E este tempo pode ser usado para planejar suas próximas tarefas, aproveitando melhor seu tempo.

Um assunto que pode mudar sua rotina de trabalho, e fazer você ser mais eficiente. Você não acha?

Pense  nisso!

Abraço,

Gérson.

Entrevista para o Fantástico.

Boa noite pessoal,

Reconhecimento sempre é bom, não é.

Recentemente, tive a grata satisfação de participar de uma entrevista para o Fantástico sobre produtividade, e o tempo que perdemos “enrolando” durante o trabalho.
Nesta entrevista o Christian Barbosa visitou uma empresa em São Paulo, e falou sobre tempo perdido com coisa que se não fossem feitas, não fariam a menor diferença. E eu participai aqui do sul, falando sobre como eu planejo minha semana.
Foi bem interessante.

Compartilho com vocês a entrevista!

E não esqueça: já programou sua semana hoje?

Entrevista para o Fantástico.

Abraços,

Gérson.