Você quer um exemplo de planejamento?

Boa noite,

Como se faz um planejamento?

Primeiro, você precisa saber o que quer. Depois o resto é fácil. Ainda mais com a internet. Dá pra planejar quase tudo sem levantar da cadeira.

Este ano iremos a o nosso primeiro Triad Training um treinamento dado pelo próprio Christian Barbosa.

O treinamento será em São Paulo, dia 18/10/2011.  Se você tiver a oportunidade, não deixe de participar, será imperdível.

Mas vamos ao meu planejamento.

Objetivo: Participar do Triad Training, junto com a minha esposa.

As principais tarefas são:

  1. Reservar quarto no próprio hotel do evento. ( qualquer outro hotel, mesmo que mais barato, teria custo de transporte)
  2. Orçar e comprar passagens aéreas para duas pessoas.
  3. Orçar translado de táxi para os dois trajetos. Na chegada e na partida.
  4. Estimar custos de alimentação e diversos.
Estas são as macro tarefas. É claro que para cada uma existem pequenas tarefas  a serem cumpridas.
Mas planejar não é só listar o que você tem que fazer,  é imaginar como irá acontecer, e como funcionam as coisas. Veja o Triad Training começa dia 18/10 ás  09:00, a primeira reação é ir num vôo bem cedo pra “ganhar o dia”. Mas existem muitas variáveis incontroláveis que podem fazer você não chegar na hora, ou perder o evento. Neste caso, são elas: o vôo pode simplesmente atrasar, e ai já era. Mesmo que o voo chegue no horário, o aeroporto de Guarulhos fica, a 45 min do local do evento. Considere ai que estamos falando de São Paulo, uma pequena colisão de dois carros, e o evento já era. Se o táxi que você pegar furar o pneu, adeus evento.
Por isso é importante planejar. Veja o desgaste e stress que seria se nesta manhã uma, ou mais destas coisas acontecem se você  deixasse para ir no mesmo dia que o evento.
Portanto é muito mais sensato ir no dia anterior. Se duas ou mais coisas desse tipo acontecerem o máximo que poderá acontecer é você chegar bem tarde no hotel, e ainda terá a noite toda pra se recuperar. Há, sem falar que  Congonhas é a 15min do evento, enquanto que Guarulhos fica à 45min.
Tempo do Aeroporto de Guarulhos:

Agora veja o tempo do Aeroporto de Congolhas:
O uso do Neotriad nessa função é excelente, porque te dá flexibilidade para guardar informações, links das companhias aéreas, área de comentários para guardar os protocolos das ligações , programar tarefas para serem feitas em outro dia,  e guardar todo o histórico deste teu mini-projeto Triad Training em um lugar só, e você ainda vai poder fazer uma busca por palavras-chave pra achar mais rápido suas informações.
Para planejar é preciso ter tempo, porque dá um certo trabalho. Se você deixar pra última hora, não vai ter tempo de pesquisar todas as possibilidades,  e algo pode dar errado.
Pense nisso, e planeje sua ida para o Triad Training com tempo para ver os detalhes.
Abraço,
Gérson.

Um erro bem comum.

Boa noite,

No início do ano, cometi um erro bem comum; planejei coisas demais.

No final do ano passado, minha produtividade estava muito boa. Tinha conseguido realizar muitas coisas que tinha planejado para o ano passado, e estava empolgado.

Então no início do ano fiz muitos planos, deste pequenos consertos em casa até mudar toda a minha programação de trabalho. O Resultado foi que minha programação ficou confusa e complicada. A não realização de alguns projetos causou frustração  e um desânimo, que me levou a não cumprir outras coisas mais importantes.

E isso foi previsto pelo Christian, quando viu minha programação para este ano. Ele falou especificamente sobre a quantidade de coisas programadas.

Para consertar o rumo das coisas, usei o método de limpar tudo e começar do zero. Reprogramar tarefas e projetos, excluir alguns, e adiar outros.

Esta dando trabalho, mas esta ficando bom. Executável.

Não cometerei este erro novamente. Prejudicou minha produtividade e minha motivação.

E você? Quantas coisas ainda quer fazer este ano?

Abraço,

Gérson.

Palestra muito esclarecedora do Christian Barbosa.

Boa noite.

Nesse meu período de férias estou botando em dia muitas coisas; o sono, as horas em casa, horas com a família, o chimarrão que andava meio esquecido e meu conhecimentos do Neotriad, e da metodologia da Tríade do Tempo.

Entre estas coisas descobri um Workshop feito pelo Christian Barbosa, idealizador do Neotriad, que me deixou bem animado. Apesar de já usar o Neotriad a dois anos, ainda falta muito pra aprender, e aplicar. O vídeo tem quase uma hora e meia, onde eu fiquei vidrado. Dei boas risadas, me vi em algumas situações onde ele falou sobre perda de tempo, e foi muito esclarecedora.

Me fez ter certeza de participar do próximo treinamento Tríade que terá em São Paulo ainda sem data marcada.

Recomendo fortemente assistir o vídeo, porque se você ainda esta com a mesa cheia de papéis e enlouquecido com as urgências  do dia a dia, ele pode lançar  uma luz sobre a sua mesa.

Coisas importantes são abordadas de uma forma bem descontraída e simples. Suas metas de vida, sua família, seu tempo no trabalho e muito mais.

Então não perca, vale a pena mesmo.

Abraço,

Gérson.

Férias… Você se orgulha de não tirá-las??

Boa noite,

Pois é, eu já vi gente dizendo com orgulho: “Fazem cinco anos que eu não tiro férias!!”  esperando um salva de palmas.

Antes eu achava aquilo estranho, porque afinal como uma criatura pode trabalhar tanto e não cair duro. Depois me dei conta que esse pensamento eu já tinha visto quando  li o livro ” A terceira Onda” do Alvin Toffler, onde ele dizia como foi a transição da era da agricultura para a da industrialização. Na indústria o que interessava era a produção,  e como a produção era na maioria manual, quanto mais o cara trabalhasse, mais ele produzia. E esse sentimento era incentivado, levando às pessoas a abdicarem das férias para poderem produzir mais. Então cinco anos de trabalho ininterrupto era sinal de grande produção, e de grande prestígio.

Claro que as consequências disso são facilmente vistas, com crianças que vêm os pais só nos finais de semana porque eles saem quando eles ainda estão dormindo, e chegam quando eles já foram pra cama. Esposas que reclamam dos maridos que estão exaustos, e não conseguem dar atenção à elas, e uma série de outros problemas gerados pelo excesso de trabalho.

Naturalmente, eu entendo que atualmente nesta competição global, a produção continua sendo importante. Mas trabalhar até cair deixou de ser visto como um prestígio.  Dar atenção aos outros papéis que desempenhamos na vida também se tornaram igualmente importantes como, pai, marido, filho, irmão, e tantos outros.

Igualar produtividade no trabalho com o sucesso na vida, é o grande objetivo atualmente.

E como se faz isso??

Bom, o tempo é o mesmo para todos, para mim e pra você. Basta assumir o controle da sua vida e organizá-la de modo que seja possível dar atenção à todos os papéis importantes que você desempenha. E  usar uma ferramenta para isso se tornou indispensável para atingir este desejo.

O uso da metodologia da Tríade do Tempo, tem se mostrado bastante eficiente pra mim, e os resultados profissionais e pessoais são inegáveis. E o uso do Neotriad para organização dos meus papéis, é tão eficiente que não imagino mais minha vida sem esse tipo de organização.

O férias tem haver com tudo isso? Tudo!

Estou no segundo dia das minha férias. E não estou me sentindo culpado por isso. Estou adorando!!

Antes de sair, deleguei algumas de minhas funções mais importantes para colegas, para que o trabalho não parasse. E posso monitorar estas tarefas usando o recurso de Equipes do Neotriad. Assim, posso relaxar e aproveitar minhas férias!

Afinal, ninguém é de ferro.

Abraço,

Gérson.

Produtividade em cheque!

Boa noite.

Minha produtividade esteve em cheque nas últimas semanas. Prova disso foi a falta de post em  um blog sobre produtividade usando o Neotriad.

As tarefas se acumularam, e muita coisa ficou pra última hora.

A solução que encontrei foi me manter fiel à minha programação, e tentar manter uma rotina de tarefas.

A lição que tirei desta agitação, foi que a programação e o planejamento realmente fazem a diferença quando a correria começa. Mesmo não cumprindo tudo que sido planejado, você continua tendo o controle, porque ainda tem tempo de reprogramar a situação, prazos e outros compromissos.

É bem fácil perder o controle e ficar só resolvendo os pepinos que aparecem de última hora. Afinal na última hora sempre dá alguma coisa errada.

Nessa hora é que são importantes os processos de execução de tarefas. Tudo que se faz tem um processo, uma maneira ideal de se fazer aquela tarefa. Alguns processos são complexos e envolvem várias etapas, o que dá uma tentação enorme de encurtar o caminho e pular algumas etapas mais chatas e demoradas.

Mas se o processo está montado daquela maneira, deve ter uma razão. Pular etapas vai transferir o problema para a próxima fase que vai ter que voltar e rever todo o processo novamente. O tempo ganho pulando etapas, vai ser perdido em dobro com o retrabalho das outras fases.

Se o processo é ruim, vamos fazer outro melhor, mas trabalhar ao sabor das urgências, só causa mais urgências, correira, perda de tempo e ineficiência.

Tudo passa pelo Neotriad, que é uma excelente ferramenta para controlar as tarefas e compromissos. Para fazer você planejar o teu tempo futuro, e antecipar ao máximo os problemas que você pode ter.

Não acredite no que eu digo, afinal, você nem me conhece! Faça seu cadastro e teste durante um mês. Duvido que o seu tempo não melhore.

Dúvidas sobre o uso do Neotriad, é só falar. Anote ai meu e-mail euusoneotriad@yahoo.com.br

Abraço.

Gérson.

Porque tanta resistência em planejar?

Boa noite pessoal!

Todo mundo sabe que quando as coisas são planejadas elas são mais bem feitas, mais eficientes, mais bonitas e mais tranquilas. Então porque existe tanta resistência em planejar? Porque se diz que planejar é um saco, que planejar engessa as atividades ou não funciona?

Acho que o problema é assumir o compromisso.

Veja, quando você faz um contrato com o seu advogado, você assume o compromisso de cumprir todas as cláusulas daquele contrato. Se você não cumpre, as  consequências também estão escritas no contrato, e podem ser cobradas.

Quando você faz um planejamento, seja do que for, você assume o compromisso com você mesmo, e eventualmente com outras pessoas, e você terá a obrigação de cumprir este compromisso. Neste caso as consequências do não cumprimento do compromisso são a frustração e o desânimo de não ter conseguido fazer o que se propôs.

Então é mais fácil não fazer planejamento nenhum, assim você não assume o compromisso, e se as coisas não acontecerem não é culpa sua. Não é? E assim você vai deixando a vida passar fingindo que nada do que acontece é culpa sua, é sempre de alguém; da chuva que fez o trânsito trancar, do São Pedro que fez chover, do seu chefe que você não ganhou aumento, da empresa que te enche de trabalho, etc.

É claro que nem sempre o planejamento sai como esperado, imprevistos fazem parte da vida. Mas é melhor ter  um planejamento capenga do que não ter nenhum.  Uma das coisas mais interessante que notei quando comecei a usar a metodologia do Christian, foi que era preciso deixar espaço no panejamento para o imprevisto acontecer. Se ele acontecer, você tem recursos ( tempo ou dinheiro) pra resolvê-lo, se ele não acontecer, você terá um excedente destes recursos para usar em outra coisa.

Achei engraçado fazer uma programação para o dia com o item: Imprevisto – duração: 01h.

Acho também é que isso que o Christian quer dizer quando fala de olhar a vida pela janela sem participar dela.

Planejar, significa assumir o controle da sua vida. Assumir o controle da sua pia cheia de louça pra lavar, se o seu plano é acordar com a pia vazia, e poder escolher uma xícara limpa para tomar café. Assim como assumir o controle do seu trabalho,  organizando o que você tem pra fazer e criando uma rotina para fazer o trabalho fluir e deixar você mais tranquilo.

Portanto, planejar é dizer que quem manda na sua vida é você e não outra pessoa. Comece planejando o que você tem pra fazer amanhã no trabalho fazendo uma lista e colocando o item mais importante primeiro. Inclua a sua vida nesta lista, sua mulher, seus filhos, seu marido, seus pais!

Então meu chapa, assuma o controle da sua vida, saia da janela, e vá pra rua !

Me conte depois como é a vista lá da rua!

Abraço,

Gérson.

O que você faz, quando não tem nada pra fazer?

Bom dia!

Parece uma pergunta retórica, mas esta semana eu pensei nisso no final de um dia.

Normalmente você não fica absolutamente sem nada para fazer, ainda mais no trabalho. Sempre tem algo pra fazer!

Mas depois que a programação de tarefas vira uma rotina com o Neotriad, e o seu dia é programado, e urgências não acontecem, em alguns momentos você fica sem nada pra fazer.

Se todas as suas tarefas para aquele dia já foram feitas, você  já adiantou a mais importante do próximo dia, e ainda são 17h, o que você faz com esta uma hora?

Alguns usam táticas de não fazer nada mas “parecer” que  fazem. Técnicas conhecidas como andar pelos corredores com uma folha de papel na mão como se você fosse entregá-lo para alguém, ou fazer cara de preocupado enquanto usa o MSN com os amigos ou namorada. Alguns acham que esta é a sua vingança particular contra o seu chefe sanguinário que te explora,  e para contra-atacar, você fica se fazendo de leitão pra mamar deitado.

Se você pertence a esta categoria, um conselho: saia deste emprego e procure algo que o deixe feliz. Você desperdiça seu tempo, sua vida e o tempo dos outros.

Eu uso esse tempo para pensar em alguma melhoria para os meus processos. Eu relaxo, espero aquela sensação de dever cumprido, e vejo meu trabalho com outros olhos. Imagino as coisas funcionando e outra forma, vejo o que os outros estão fazendo, presto atenção nas coisas ao redor. Penso também em problemas recorrentes e como posso prevê-los ou eliminá-los.

É bem interessante, você descobre coisas que estavam na sua cara e você não via, porque estava preocupado demais com a papelada.

Uma das soluções que criei foram as pastinhas plásticas que usamos para as contas da semana. Aqui na Macro Engenharia, programamos as contas com  uma semana de antecedência,  e antes, os boletos, notas cheques ficavam presos em clipes ou grampos, e quando eram transportados sempre caia um papel ou outro. Numa destas hora de ócio criativo, achei a solução simples de comprar pastas plásticas transparentes para cada dia da semana. Solução perfeita. Cada papel vai na pasta do seu dia de pagamento. Isso depois evoluiu porque enquanto se estava pagando as contas desta semana as da próxima já estavam sendo separadas e tinham o mesmo problema. Mesmo problema, mesma solução. Comprei outro conjunto de pastas.

Agora enquanto estamos pagando as contas de uma semana, as contas da próxima já estão nas pastas. No dia, só trocamos um conjunto de pastas vazio, por outro cheio de contas.

Mais rápido, mais eficiente, mais seguro e mais tranquilo, já que é só olhar para a etiqueta na pasta para saber de que dia são aquelas contas.

E você o que faz quando não tem nada pra fazer?

Pense nisso, e aproveite melhor o seu tempo!

Abraço,

Gérson.

O ano esta quase na metade! Suas metas também?

Boa noite,

Hoje revendo meus projetos que tinha feito em dezembro/janeiro, vi que ainda não tinha conseguido começar alguns.

A frustração é inevitável!

Mas pensei, porque afinal eu não tinha começado estes projetos? Então me dei conta que tinha coisas demais planejadas. Acho que me deixei levar pela empolgação e achei que dava para abraçar o mundo.

Quebrei a cara.

Também me dei conta que outros projetos demoraram mais para acontecer, levaram mais tempo do que o previsto, e isso também atrasou o início de outros.

Solução?

Rever os planos: A pintura da área foi adiada, assim como o início da construção do mezanino.

Paciência. Renegociar prazos é uma das soluções quando a tarefa/projeto chegou a ser urgente!

E você? Como vão seus planos? Estão pela metade? Ou estão como a minha área?

Me conte!

Abraço,

Gérson.

Entrevista para o Fantástico.

Boa noite pessoal,

Reconhecimento sempre é bom, não é.

Recentemente, tive a grata satisfação de participar de uma entrevista para o Fantástico sobre produtividade, e o tempo que perdemos “enrolando” durante o trabalho.
Nesta entrevista o Christian Barbosa visitou uma empresa em São Paulo, e falou sobre tempo perdido com coisa que se não fossem feitas, não fariam a menor diferença. E eu participai aqui do sul, falando sobre como eu planejo minha semana.
Foi bem interessante.

Compartilho com vocês a entrevista!

E não esqueça: já programou sua semana hoje?

Entrevista para o Fantástico.

Abraços,

Gérson.

Domingo, o dia perfeito para planejar!

Boa noite pessoal,

Domingo à noite é o dia perfeito para planejar. Porque?

Porque no domingo, você faz coisas (ou deveria ter feito) que não faz durante a semana; sai com a família, ou come aquele churrasquinho esperando o Grenal, depois tira aquela soneca dos Deuses no meio da tarde, e acorda relaxado com a alma mais leve.

Pois bem, esta é a hora perfeita para você planejar a próxima semana.

Você já descobriu porque todo mundo detesta a segunda-feira? Porque quando chegamos no trabalho, é aquela avalanche de papéis, e todos querendo compensar o atraso da semana passada.

Você na segunda pela manhã!

Se você fizer um planejamento bem simples, você já vai chegar com outra cara no trabalho. Veja como é fácil. Insira no Neotriad todas as tarefas que você gostaria de fazer naquela semana.

Use o recurso do Neotriad , Minha Semana.  Assim você tem uma visão completa de toda a sua semana,  e de todas as tarefas que você tem pra fazer. Olhando esta página, você já pode ver o que vai dar certo e o que não vai. Veja as reuniões, os relatórios que você tem que entregar, o dia que você prometeu almoçar com  os seus pais, aquela janta com a sua esposa que já esta atrasada, aquela viajem de negócios, etc.

Essa é uma excelente ferramenta, porque você pode controlar o seu futuro e dizer como as coisas devem acontecer. Lembre as coisas mais importantes primeiro, depois o resto.

Coisas demais em um único dia? Transfira o que pode ser transferido, para outro dia mais tranqüilo. Tem dias bem folgados? Adiante coisas importantes que podem ser adiantadas, ou trabalhe em um novo projeto que pode deixar você mais produtivo. Use esse tempo extra para pensar seu trabalho além da sua mesa, olhe para o horizonte.

Faça isso esta semana, e se a sua segunda-feira não for mais tranqüila, me ligue pra me xingar!

Vale a pena ver o vídeo do Christian sobre este recurso:Planeje sua Semana

Abraço,

Gérson.