Você pensa em melhorias pra sua rotina?

Boa noite pessoal,

No curso que fiz sobre Indicadores de Processos, uma parte falava que o bom gerente dedicava 50% do seu tempo para controlar a rotina, e 50% para estudar as melhorias.

No Japão, claro!

O professor Clóvis Oyarzabal, disse que por aqui uma relação de 80 / 20% já era um bom começo.

A idéia é simples e genial. Afinal todos nós reclamamos que estamos tão absorvidos com a rotina que não encontramos tempo para pensar em melhorias. E isso vai nos deixando no mesmo lugar.

Para quem usa o Neotriad como ferramenta de organização fica muito fácil fazer este tipo de controle. Veja, se  o seu dia tem 10h de trabalho, você pode reservar 2h para pensar em melhorias.

Inclua uma Meta no seu Neotriad chamada “Melhorias”, e abaixo dela, projetos para cada melhoria estudada. Não inclua mais que dois projetos. Mas que isso você não vai conseguir fazer.

Mas quais processos merecem esta atenção especial?

Aqueles que te dão mais trabalho, aquele que o seu chefe vive cobrando, aquele mais chato, aquele que sempre dá problema.

Faça um organograma simples deste processo eleito como o mais problemático, e inclua uma tarefa neste projeto que esta ligado a esta Meta.  Tá bom, como é o início, destine uma hora para analisar este processo.

Com o rascunho do processo na sua frente, analise seus passos imaginando o que acontece em cada uma das etapas. Veja onde o processo tranca, onde ele demora, e imagine maneiras de torná-lo mais rápido, mas eficiente. Troque etapas de lugar, imagine o como ficará a mudança, pense nas pessoas envolvidas neste processo. Elas são suas clientes neste processo? Esforce-se para fazer a sua parte em menos tempo, fale com a pessoa para qual você entrega seu trabalho, se existe alguma coisa que você possa fazer para facilitar a etapa dela com pequenas mudanças, inove!

Isso é pensar em melhorias.

Medir o quanto estas melhorias serão eficazes, também será bem útil, mas você terá que ter dados históricos de antes da mudança para poder comparar. Se você não os tem, começa a gora a medir. Assim poderá comprar os dados depois das mudanças.

Trabalhe em um processo de cada vez, em uma melhoria de cada vez, assim você não se perde, e mantém o foco.

Pense que estas melhorias lhe trarão mais tranqüilidade e mais tempo livre no seu dia.

Se precisar de ajuda é só falar.

Abaço,

Gérson.

Afinal, o que fazer primeiro? Parte 2.

Terminamos a parte 1 desta fase com a sua mesa limpa de papéis e da poeira! Vamos deixá-la assim,ok.

Lembra que você separou os papéis pela semelhança de tarefas, para facilitar sua solução. O objetivo agora é não deixar que eles se acumulem novamente. Para isso só existe uma solução; resolvê-los.
Achou que eu ia dizer par botar tudo fora, e dizer que um vendaval assolou sua mesa. Desista, não vai colar.

Como o objetivo deste blog é dar a minha sugestão e dizer o que funcionou para mim neste processo, digo que só podem acontecer três coisas com os seus papéis;

  1. IR PARA O LIXO. Pense bem, boa parte da papelada que esta na sua mesa devem ser propagandas que você juntou pra ler quando tiver tempo,  assuntos que já se resolveram sozinhos e você esta guardando para dar a última olhada, apesar de isso não fazer diferença mais mesmo, ou coisas que você nem lembra mais o que são. LIXO  com elas. Se  alguns destes papéis tivesse alguma importância alguém já teria te cobrado a solução.
  2. IR PARA O ARQUIVO. Outra parte dos papéis já estão resolvidos e só não foram arquivados porque você deixou para guardá-los quando tivesse tempo, ou quando você queria dar mais aquela olhada, ou porque você criou um vínculo afetivo com aquele papelzinho colorido que há tempo te acompanha ali na sua mesa. Arquive. Se não existe um arquivo  para aquele papel crie um. Mesmo que seja em uma pasta escrito: “não sei onde arquivar”. Assim você vai poder fazer  uma tarefa especifica para rever aquela pasta e dar o destino correto.
  3. RESOLVER. Só devem ter sobrado aqueles papéis que esperam uma solução sua, ou seja, o trabalho de verdade. Aquele para o qual você foi contratado para resolver e controlar. Esperamos seja a porção menor dos seus papéis. Agora não é hora de desistir.
Busque um café para melhorar sua concentração, bote  uma música que você curta,  e vamos analisar sua pilha de trabalho.
Você merece...
Antes de começar a efetivamente resolver os papéis, veja qual a urgência de cada um.
Certamente alguns você tem que resolver imediatamente mas outros você poderá resolver só daqui há alguns dias.
Uma solução que uso até hoje, é fazer cinco pastas plásticas transparentes nomeadas de segunda à sexta-feira.
Assim vou colocando os papéis nas pastas dos dias em que vou resolvê-los. Nesta parte da organização, já vá antecipando problemas. Se você tem uma reunião na sexta-feira e precisa entregar um relatório inacabado, coloque este relatório na pasta da quarta-feira, assim você vai ter tempo para resolvê-lo a tempo dele estar pronto na sexta-feira.
Distribuída a sua papelada entre os dias da semana, vamos nos concentrar nos assuntos que são urgentes, ou seja, que não há mais tempo para resolvê-los, eles precisam de atenção agora.
Fique frente a frente com os papéis que sobram e RESOLVA-OS, definitivamente. Veja cada assunto, e resolva aquele papel, ou pelo menos dê o início da solução dele. Se esta solução precisa esperar outro processo, coloque ele na pasta do dia que este outro processo estará pronto.
E vá, papel por papel, resolvendo toda a sua pilha, até terminá-la. Acabar com esta etapa é questão de honra, afinal você não parar agora que já começou.
Quando tiver despachado o último assunto pendente, sinta a sensação de liberdade, e missão cumprida.
A esta altura você já deve estar sentindo o cheiro. Sim o cheiro da sua mesa vazia, com todos os papéis resolvidos ou encaminhados.
Parabéns, você merece. A parte mais difícil você já fez.
Agora é só manter.
Na próxima etapa vamos incluir o uso do Neotriad na sua vida. Você vai precisar de ajuda para lembrar de tudo o que tem pra fazer.
Até a próxima.
Bons tempos!
Abraço,
Gérson.

Afinal, o que fazer primeiro? Parte 1.

Boa tarde pessoal,

Este é o primeiro post deste novo blog para novos e antigos usuários do Neotriad. Eu uso Neotriad já há bastante tempo, e gostaria de dividir algumas dicas de produtividade que eu uso, e que são bem simples, basta realmente querer.

Meu início foi pela minha mesa, a chamada organização física.

Nesta etapa do processo de organização, eu pensei: “- Certo, chega de bagunça. Mas eu começo por onde??”

Porque quando a gente olha para a bagunça da mesa, dá vontade de sair correndo. Jogar álcool e tocar fogo também não é a solução, além de ser perigoso!

A minha dica para esta fase inicial é começar pela organização da mesa em si. Tire TUDO de cima da mesa. O monitor do micro não, pode deixar. Separe os papéis que precisam de solução parecida, ou que são do mesmo assunto.

Para não atrapalhar o seu trabalho, eu sugiro tomar estas providências no sábado, ou fique até mais tarde pra você poder ter liberdade de movimentação, e ninguém achar que você esta maluco, e resolveu fazer um ninho com os papéis da sua mesa, e sentar dentro.

Coloque o lixo, no lixo. Não guarde aquele papelzinho com aquele telefone, que você nem sabe de quem é. Se for importante anote na sua agenda e lixo com ele.

Os papéis que sobreviverem a primeira triagem vão estar pelo menos organizados de alguma forma. Começe a RESOLVER os papéis de cada pilha. Minha sugestão é que você faça isso de pé. Tire a cadeira da mesa, vai facilitar sua movimentação, além de fazer você ser mais eficiente, na distribuição dos papéis, porque cansa ficar muito tempo de pé.

Se a solução for demorada ou complexa, transfira esta papel/assunto para outro lugar, para você revisar depois. Resolva as coisas simples primeiro; recados de telefonemas, anotações em papéizinhos, post it, lixo, restos de bolachas, manchas de café, etc.

Feito isso, pegue  um pano, e dê uma boa limpada pra tirar o mofo que tinha de baixo das pilhas de papéis.

A esta altura do campeonato, sua mesa já vai estar bem melhor, limpa e cheirosa.

Esta etapa além de ser transformadora, é exaustiva!

Deixe o resto para a próxima fase, onde vamos terminar de resolver as pilhas que faltam.

Tenha um descanso merecido, e durma o sono dos justos!

Bons tempos!

Gérson.