Férias?? Mas quem vai fazer o que eu faço no trabalho???

Delegue, esta é a resposta.

Simples, não?

Não! Tem muita gente que não sai de férias porque acha que a empresa vai fechar se você não vier na próxima segunda-feira. Pois é, não vai fechar.

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Mas porque é tão difícil delegar? No meu ponto de vista, delegar é difícil porque você não tem certeza que a outra pessoa saiba tanto da tarefa quanto você. Então tomamos conta daquela tarefa como um objeto raro, que só funciona na sua mão.

Bom, então qual a solução?

Métodos e processos!

Da próxima vez que você for fazer aquela tarefa, deixe  uma folha de papel em branco e um lápis,  e escreva cada passo que você da pra fazer a dita tarefa. Não precisa ser detalhista ao extremo. Comece escrevendo os grandes passos. Depois, vá detalhando pouco a pouco. O objetivo disso é poder transmitir o seu conhecimento de executar aquela tarefa.

Assim outra pessoa com o mínimo de treinamento, pode executar a tarefa de maneira satisfatória.

Não esqueça de anotar a versão de cada atualização, para que você não se perca.

Naturalmente o ideal é fazer este procedimento com bastante antecedência, assim você pode passar esta tarefa para o seu assistente enquanto você ainda não saiu de férias, e acompanhar a execução e corrigir pequenos erros.

Assim você sairá para férias tranquilo, sabendo que o mundo não vai cair se você não for trabalhar.

Comece a praticar antes das férias chegarem!

Abraço,

Gérson.

Porque planejar te deixa mais produtivo?

Durante esse tempo que uso o Neotriad, sempre ouvi falar de planejamento. Por onde quer que se ande, planejamento é a palavra de ordem. Alguns ficam muito bons em planejar, fazem planos detalhados, de metas definidas, e guardam em uma gaveta bem arrumada, e ficam com  a sensação de dever cumprido.

Outros dizem que planejar engessa a sua criatividade, que não da pra prever tudo, que é muita pretensão ficar planejando meses à frente, “E se  o mundo acabar? Pra que serviu o planejamento?” irão dizer! A diferença é que a chance de tudo dar errado é pouca, depois, mais vale um planejamento não usado, do que nenhum planejamento.

Outro efeito do planejamento eu só fui entender pouco tempo atras; quando você faz  um planejamento mínimo como o da semana, você “esvazia” a sua cabeça, das anotações mentais que você vai fazendo. Vai eliminando as “vozes” que passam pela sua cabeça. E dai, de cabeça fresca, você pensa muito melhor, e mais rápido. Por isso, quem é planejado pode tomar decisões mais rápidas, porque ele não precisa pensar em tudo novamente, só na emergência que surgiu!!

Tem outro “efeito produtivo” que o planejamento provoca, que é bem sutil;  Foco!

Quando não usava nada pra me organizar, eu chegava pela manhã, olhava a minha pilha de papéis, e tentava encontrar alguma que fosse agradável de fazer. Na maioria todas eram urgentes e o prazo estava no fim, então todas desagradáveis. Ai bate o desânimo, você vai tomar um café, passa na sala do colega pra comentar alguma coisa, (seja-lá-o-que-for), e sem mais opções volta pra sua mesa, pra enfrentar a pilha feroz de problemas. Só que já são 10h da manhã e você ainda não fez nada!!

Dai a adrenalina sobe, você fica elétrico, super-produtivo, faz muitas coisas ao mesmo tempo, e resolver algumas delas em tempo record!!

Só que isso não dura muito porque o stress consome muita energia, e logo você volta ao estado de apatia anterior.

Depois que você começa a planejar a sua semana, mesmo que o volume de trabalho aumente, você não perde a linha nem a produtividade, porque tem cabeça fresca, e energia pra resolver os imprevistos.

Então planeje-se minimamente pra você ver a diferença que vai fazer.

 

Hoje dia 27/11 aconteceu a última turma do ano do Triad Training em São Paulo. Parabéns às pessoas que fizeram o curso. Tenho certeza que serão bem mais produtivos que antes. Se precisarem de alguma ajuda, é só falar. Veja o post.

 

Abraço,

Gérson.