Quer aprender a inserir Projetos?

Boa noite pessoal!

Todos sabem que eu faço um acompanhamento por e-mail para novos usuários do Neotriad, dando dica de como fazer as tarefas básicas como incluir tarefas, compromissos, as diferenças entre eles, e como eu consegui resolver problemas como organização e produtividade. Aliás quem estiver interessado em participar, fiz um post sobre isso.

Uma das pessoas pra quem presto este acompanhamento é a Rosana. Estamos na fase de incluir Projetos. Acho que é a parte que mais gosto, porque Projetos tem uma relativa curta duração e se pode ver o progresso mais seguidamente. Fiz este tutorial para outra pessoa que acompanho, a Cristina, e ela já esta craque nesse assunto.

Resolvi então dividir esta parte aqui no blog, pra dar uma amostra de como faço este acompanhamento. Vai ser um tutorial de como inserir projetos, suas etapas iniciais e mais simples, sem muita complicação.  Se você aprender isso, vai ser capaz de caminhar sozinho depois, usando recursos mais avançados.

Então chega de papo e vamos ao que interessa.

Como incluir Projetos

Primeiro vamos diferenciar Projetos de Metas! Eu gravei desta forma; “Metas são grades, projetos, menores.” Você pode rever o material do Triad Training para rever os conceitos de Metas e Projetos.

Pra chegar às coisas grandes, devemos antes passar pelas pequenas.

Metas estão ligadas a sonhos, grandes conquistas. Projetos estão ligados a um conjunto de ações específicas, com curta duração.

Fácil não é?

Se você olhar conjunto todo verá algo assim:

Vamos incluir seus projetos então.

Na página inicial do Meu dia, clique no símbolo do Neotriad e depois em Projetos.

A tela de Projetos vai abrir, e então clique no símbolo de “mais”.

Dê um nome para o seu projeto. Um nome que seja significativo e curto, para você lembrar imediatamente do que se trata, quando ler.

Na aba “Detalhes”, faça uma descrição do objetivo deste projeto, para que você se lembre do porque esta fazendo isso.

Na mesma janela, coloque a data de início e fim do seu projeto. Quando colocamos datas naquilo que queremos fazer, nos comprometemos dando um limite para aquilo. Não se esqueça de marcar a identidade que esta ligada este projeto. Lembre-se que você vai precisar destes dados para completar seus gráficos de produtividade, e para saber a quantas anda a execução deste projeto.

Inclua compromissos e tarefas da mesma maneira que você o faz quando esta na tela do Meu dia. Uma pequena dica. Quando você incluir tarefas dentro de projetos, você vai digitar as informações básicas de uma tarefa; nome, duração, triad (importante, urgente ou circunstancial), vai dar OK, e a tarefa irá para a sua lista de tarefas.

Depois disso você vai poder editar a tarefa para incluir outras informações como, identidade, arquivos, reuniões, etc.

A aba de Arquivos tem a mesma função nas tarefas e compromissos, anexar arquivos importantes para o projeto; um relatório, planilhas importantes, etc. Gosto bastante desse negócio de poder adicionar arquivos, porque tu pode deixar tudo junto em um único lugar, além de ter um histórico de arquivos antigos que foram sendo atualizados.

Veja como é a janela pra você incluir um arquivo ao seu projeto.

Ao lado de Arquivos você vai ver um campo onde você vai poder escolher quais outras abas você terá na exibição do seu projeto. Há muita coisa ali que você pode explorar depois. Gostaria de mostrar uma que pode ser bem útil, se o projeto tiver muitas ramificações, que são os Sub-Projetos.

Basicamente você vai incluir um projeto dentro de outro. Digamos que você receba o projeto da sua empresa de criar um departamento auxiliar ao seu para fazer toda a parte burocrática. Este é o projeto-mãe. Você pode incluir um sub-projeto da contratação de um profissional para este posto, que envolve uma série de tarefas bem específicas desta etapa do projeto-mãe. Então para separá-los adequadamente, inclua um Sub-Projeto, e todas as tarefas que você precisa fazer para cumpri-lo; anúncio no jornal, reservar sala para entrevistas, reservar um turno do dia para realizar as entrevistas, etc.

Lembre-se que uma tarefa muito grande, deve ser quebrada em tarefas menores que facilitam sua execução.

A inclusão de um Sub-Projeto é em simples, veja:

Veja na figura abaixo como os seus projetos vão aparecer na sua tela inicial de Projetos.

Se você clicar no pequeno triângulo que tem ao lado no nome do projeto, ele será expandido mostrando as tarefas que você listou para cada um deles.

Minha dica final para esta etapa de projetos, é você cuidar para não tentar abraçar o mundo. Não dá para fazer muitos projetos juntos. Nós até podemos que achar que vai dar ainda mais se formos organizados, mas não esqueça que existem os imprevistos, as urgências que sempre aparecem, e mais meia dúzia de coisas que podem acontecer, e fazer os seus projetos se acumularem como um trem descarrilado.

Para resolver este problema eu tenho uma sugestão. Veja, isso funciona pra mim, talvez você tenha que usar outra técnica mais confortável pra você. Eu primeiro escrevo o Projeto no papel.  Faço isso com cada um. Depois vejo a data de início e término de cada um e faço uma pequena linha do tempo, pra ver com que cara fica. Faço uma linha, que representa o ano, a divido em meses, e depois desenho barras representando os projetos. As barras iniciam na data aproximada do projeto e se estendem até a data final prevista.

Assim consigo ter uma boa ideia se estou acumulando inconscientemente com muitos projetos na mesma época, e posso empurrar o início de um projeto menos importante mais para frente, e dar atenção aos que são realmente importantes.

Se tiverem alguma dúvida, (e vocês vai terão) não deixem de escrever: euusoneotriad@yahoo.com.br

Boa sorte.

Abraço,

Gérson.

2 respostas para “Quer aprender a inserir Projetos?”

  1. Excelentes dicas, Gérson. No meu caso, eu já estou familiarizado com o recurso de Projetos, mas no início realmente temos muitas dúvidas, não é? Porém, eu ainda tenho certa dificuldade de diferenciar Metas e Projetos, mesmo vendo as explicações do Christian por diversas vezes (rs). Quando vou criar, não sei se crio uma Meta ou Projeto. Dias atrás, para tentar me ajudar neste dilema, resolvi comparar os recursos de metas e projetos, e mesmo assim fiquei ainda com este dilema, pois são parecidos também. Mas este diagrama que você fez, para tentar diferenciá-los, me ajudou bastante também. Me deu mais clareza e estou conseguindo colocar na cabeça a diferença entre eles.
    Obrigado,
    Um abraço.

    1. Oi Adriano,

      Valeu pelo comentário.
      A estrutura no Neotriad para incluir Metas e Projetos, são realmente parecidos. O que diferencia é o conceito mesmo.
      Também tive que refazer meus conceitos de Meta e Projetos quando comecei a usar o Neotriad. A solução que usei para diferenciar foi bem esta do post; Meta é grande, Projeto é o caminho que vou fazer para chegar na Meta.
      Comprar um carro é a Meta, Projeto é o que preciso fazer para comprar o carro. Posso fazer um projeto de economizar um valor todo o mês para atingir minha Meta.
      Então crio a Meta: Comprar Carro. Dentro desta Meta, coloco um Projeto assim; Economizar R$500,00 todos os meses, e coloco uma tarefa recorrente uma vez por mês dentro deste projeto assim; Transferir R$ 500,00 para a conta poupança, dia 5. Posso ainda colocar um segundo Projeto dentro desta Meta chamado; Fazer cotação do carro que quero. E as tarefas que preciso fazer para completar este Projeto de cotação.
      A tarefa vai completando o projeto, que vai completando a Meta.
      Hierarquicamente; Meta, Projeto, compromissos e tarefas.

      Dúvidas é só falar.
      Grande abraço,
      Gérson.

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