Produtividade no Excel II – O Império Contra Ataca.

Boa noite pessoal!

Essa dica é muito legal!

Eu uso o Excel pra quase tudo no meu trabalho. Muitas coisas do trabalho esta relacionado com o Excel. Ele é uma ferramenta poderosa para a minha produtividade e minha eficiência.

Faz parte da minha rotina quando chego pela manhã, executar um lista de tarefas; fechar o caixa, atualizar extratos, atualizar a conciliação, banco de horas, controle de km do carro, etc. Então é uma série de “clicks” de abrir, editar salvar e fechar.

Então descobri uma maneira de estes arquivos abrirem junto com o Excel, quando ele é iniciado. Assim quando abro o Excel, todas estas planilhas abrem junto. Edito as coisas que preciso e fecho. 

Não medi o tempo que ganhei com esta pequena alteração, mas é muito mais rápido, porque quando clico no início da tarefa no Neotriad, e paro quando termino, posso ver quanto tempo gastei fazendo aquela tarefa. Como diria o Professor Raimundo é Vapt-Vupt!

Para usar esse truque você tem que salvar os arquivos que você deseja abrir em uma pasta específica. Anote ai:

C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\XLSTART\seu arquivo.xlsx

Quando  Excel abrir vai abrir também todos os arquivos que estiverem nesta pasta.

Simples não é?

As boas idéias sempre são simples.

Imagine quantas idéias simples como esta, estão esperando para serem descobertas, e fazer o seu dia render muito mais!

Espero que tenha sido útil.

Abraços,

Gérson

Produtividade no Excel!

Boa noite!

Hoje o assunto é produtividade.

Uma das coisas que me intrigaram depois que comecei a usar o Neotriad com alguma regularidade, foi onde eu deveria ser mais eficiente. Minha tarefas já estavam relativamente organizadas, minha mesa também e eu não sabia pra onde virar minha fúria de organização.

Então comecei pensando que se não havia como mudar alguns processos eu deveria achar uma maneira de fazê-los mais eficientes e rápidos.

Por exemplo; na época os lançamentos da notas de compra das obras (eu trabalho em uma construtora civil), usando o Excel, e cada obra tinha o seu arquivo. Cada vez que precisava lançar notas tinha que abrir 11 arquivos e ficar pulando de  um para o outro para lançar as notas na obra certa. E cada vez que era preciso procurar uma nota tinha que procurar manualmente em cada arquivo. Um processo penoso e demorado.

Minha solução para isso foi procurar uma maneira mais rápida e confiável de procurar notas. Me associei a um grupo do Yahoo de Excel, e expliquei minha aflição quanto à procura. Na mesma tarde, um alma caridosa escreveu um código em VBA – as famosas macros do Excel – que fazia isso usando dois cliques.

Estava no céu. Quando precisava procurar uma nota fiscal, usava este código colocando o número da nota e o Excel procurava sozinho até encontrá-la, em segundos. Os vários momentos procurando estas notas eram coisa do passado. Agora bastava clicar no ícone com a macro, digitar o número da nota e ficar esperando o resultado.

Ganhei muitas horas de trabalho só com esta modificação pequena, e resolvida em um dia!

Muitas outras coisas eu consegui usando o Excel como meu aliado nas minhas tarefas diárias, acelerando a execução de certas tarefas, e fazendo sobrar tempo no meu dia. Sensacional, não é? Pra mim foi!

No próximo post falarei sobre com usar o Excel para acelerar a execução de outras tarefas, e deixá-lo mais eficiente.

Abraço,

Gérson.

Metas demais!

Boa tarde,

 

Hoje o post é em trânsito já que estou esperando minha mulher sair das compras.

Então vai dar tempo de tomar um café e deixar mais este post.

Você merece...

Sentado aqui no café, depois de ter saído do trabalho, estava pensando na vida e relembrando coisas que ainda faltam fazer, e me lembrei que resolvi mudar a minha programação de metas e projetos para este ano. No início do ano, estava empolgado com meus resultado do ano passado e me enchi me objetivos, metas e tarefas. Resultado metade das coisas não aconteceram. Tinha coisas demais planejadas.

O Christian até me alertou para isso, quando mandei minha programação pra ele. Ele disse: ” Esta muito bonito, mas veja se você não tem coisas demais!”

Achei que ele estava exagerando, que eu ia dar consta de tudo.

Ele tinha razão. Tinha coisas demais pra fazer. Dai me dei conta que uma meta simples, sem grande complexidade, pode se dividir em objetivos menores, e cada um destes se dividir em outros cinco. Multiplique esta meta por seis, e a sua agenda já vai esta lotada!

O fato é que perdi o tesão, quando todos as metas que tinha para o ano, se juntaram em uma só agenda.

Então resolvi  botar ordem na casa. Vou refazer tudo desde o início. Selecionar os objetivos mais importantes e otimizar as tarefas. Assim ainda posso terminar o ano produzindo alguma coisa.

No trabalho vou dividir o tempo em rotina e melhorias.  Parte do tempo destinado às coisas do dia-a-dia, e outra para pensar em como posso melhorar minha rotina, deixando mais rápido e eficiente.

Também decidi que vou fazer um pequeno organograma de TODAS  as tarefas que faço. Essa vai dar trabalho, mas no fim, vou ter um mapa de tudo que tenho que fazer, e posso identificar algum gargalo, e diminuí-lo. Depois e posto aqui o resultado deste mapa. Vai ser um exercício interessante.

Acabou meu café.

Abraços,

Gérson.