Você pensa em melhorias pra sua rotina?

Boa noite pessoal,

No curso que fiz sobre Indicadores de Processos, uma parte falava que o bom gerente dedicava 50% do seu tempo para controlar a rotina, e 50% para estudar as melhorias.

No Japão, claro!

O professor Clóvis Oyarzabal, disse que por aqui uma relação de 80 / 20% já era um bom começo.

A idéia é simples e genial. Afinal todos nós reclamamos que estamos tão absorvidos com a rotina que não encontramos tempo para pensar em melhorias. E isso vai nos deixando no mesmo lugar.

Para quem usa o Neotriad como ferramenta de organização fica muito fácil fazer este tipo de controle. Veja, se  o seu dia tem 10h de trabalho, você pode reservar 2h para pensar em melhorias.

Inclua uma Meta no seu Neotriad chamada “Melhorias”, e abaixo dela, projetos para cada melhoria estudada. Não inclua mais que dois projetos. Mas que isso você não vai conseguir fazer.

Mas quais processos merecem esta atenção especial?

Aqueles que te dão mais trabalho, aquele que o seu chefe vive cobrando, aquele mais chato, aquele que sempre dá problema.

Faça um organograma simples deste processo eleito como o mais problemático, e inclua uma tarefa neste projeto que esta ligado a esta Meta.  Tá bom, como é o início, destine uma hora para analisar este processo.

Com o rascunho do processo na sua frente, analise seus passos imaginando o que acontece em cada uma das etapas. Veja onde o processo tranca, onde ele demora, e imagine maneiras de torná-lo mais rápido, mas eficiente. Troque etapas de lugar, imagine o como ficará a mudança, pense nas pessoas envolvidas neste processo. Elas são suas clientes neste processo? Esforce-se para fazer a sua parte em menos tempo, fale com a pessoa para qual você entrega seu trabalho, se existe alguma coisa que você possa fazer para facilitar a etapa dela com pequenas mudanças, inove!

Isso é pensar em melhorias.

Medir o quanto estas melhorias serão eficazes, também será bem útil, mas você terá que ter dados históricos de antes da mudança para poder comparar. Se você não os tem, começa a gora a medir. Assim poderá comprar os dados depois das mudanças.

Trabalhe em um processo de cada vez, em uma melhoria de cada vez, assim você não se perde, e mantém o foco.

Pense que estas melhorias lhe trarão mais tranqüilidade e mais tempo livre no seu dia.

Se precisar de ajuda é só falar.

Abaço,

Gérson.

Afinal, o que fazer primeiro? Parte 2.

Terminamos a parte 1 desta fase com a sua mesa limpa de papéis e da poeira! Vamos deixá-la assim,ok.

Lembra que você separou os papéis pela semelhança de tarefas, para facilitar sua solução. O objetivo agora é não deixar que eles se acumulem novamente. Para isso só existe uma solução; resolvê-los.
Achou que eu ia dizer par botar tudo fora, e dizer que um vendaval assolou sua mesa. Desista, não vai colar.

Como o objetivo deste blog é dar a minha sugestão e dizer o que funcionou para mim neste processo, digo que só podem acontecer três coisas com os seus papéis;

  1. IR PARA O LIXO. Pense bem, boa parte da papelada que esta na sua mesa devem ser propagandas que você juntou pra ler quando tiver tempo,  assuntos que já se resolveram sozinhos e você esta guardando para dar a última olhada, apesar de isso não fazer diferença mais mesmo, ou coisas que você nem lembra mais o que são. LIXO  com elas. Se  alguns destes papéis tivesse alguma importância alguém já teria te cobrado a solução.
  2. IR PARA O ARQUIVO. Outra parte dos papéis já estão resolvidos e só não foram arquivados porque você deixou para guardá-los quando tivesse tempo, ou quando você queria dar mais aquela olhada, ou porque você criou um vínculo afetivo com aquele papelzinho colorido que há tempo te acompanha ali na sua mesa. Arquive. Se não existe um arquivo  para aquele papel crie um. Mesmo que seja em uma pasta escrito: “não sei onde arquivar”. Assim você vai poder fazer  uma tarefa especifica para rever aquela pasta e dar o destino correto.
  3. RESOLVER. Só devem ter sobrado aqueles papéis que esperam uma solução sua, ou seja, o trabalho de verdade. Aquele para o qual você foi contratado para resolver e controlar. Esperamos seja a porção menor dos seus papéis. Agora não é hora de desistir.
Busque um café para melhorar sua concentração, bote  uma música que você curta,  e vamos analisar sua pilha de trabalho.
Você merece...
Antes de começar a efetivamente resolver os papéis, veja qual a urgência de cada um.
Certamente alguns você tem que resolver imediatamente mas outros você poderá resolver só daqui há alguns dias.
Uma solução que uso até hoje, é fazer cinco pastas plásticas transparentes nomeadas de segunda à sexta-feira.
Assim vou colocando os papéis nas pastas dos dias em que vou resolvê-los. Nesta parte da organização, já vá antecipando problemas. Se você tem uma reunião na sexta-feira e precisa entregar um relatório inacabado, coloque este relatório na pasta da quarta-feira, assim você vai ter tempo para resolvê-lo a tempo dele estar pronto na sexta-feira.
Distribuída a sua papelada entre os dias da semana, vamos nos concentrar nos assuntos que são urgentes, ou seja, que não há mais tempo para resolvê-los, eles precisam de atenção agora.
Fique frente a frente com os papéis que sobram e RESOLVA-OS, definitivamente. Veja cada assunto, e resolva aquele papel, ou pelo menos dê o início da solução dele. Se esta solução precisa esperar outro processo, coloque ele na pasta do dia que este outro processo estará pronto.
E vá, papel por papel, resolvendo toda a sua pilha, até terminá-la. Acabar com esta etapa é questão de honra, afinal você não parar agora que já começou.
Quando tiver despachado o último assunto pendente, sinta a sensação de liberdade, e missão cumprida.
A esta altura você já deve estar sentindo o cheiro. Sim o cheiro da sua mesa vazia, com todos os papéis resolvidos ou encaminhados.
Parabéns, você merece. A parte mais difícil você já fez.
Agora é só manter.
Na próxima etapa vamos incluir o uso do Neotriad na sua vida. Você vai precisar de ajuda para lembrar de tudo o que tem pra fazer.
Até a próxima.
Bons tempos!
Abraço,
Gérson.

Curso de Indicadores de Processos.

Boa noite pessoal,

Hoje terminei meu curso de Indicadores de Processos, com o professor Clóvis Fernandes Oyarzabal .

Diversos conceitos novos que achei interessantes como a “casa da qualidade” e os passos necessários par implantação da qualidade, mas, sem dúvida o Gerenciamento da rotina no Trabalho Diário, foi o que mais me chamou atenção, assim como os Itens de Controle da Rotina.

A medição de itens da rotina de trabalho é a pedra fundamental para se ter controle, afinal como  o Clóvis falou:

Quem não mede, não conhece,

Quem não conhece, não controla,

E quem não controla, não melhora.

Controlando e medindo rotinas diárias pode-se notar desvios no processo, e assim corrigí-los. E com um bom controle o gerente pode dedicar parte do tempo para controlar a rotina e outra parte para se concentrar em melhorias.

Ai entrou no nosso campo, tempo.

Quanto tempo o gerente, ou cada um de nós deve dedicar à rotina? Quanto deve ser dedicado às melhorias?  O ideal é que fosse 50% / 50%,  índice alcançados pelos japoneses. Um bom começo para nós seria 80% rotina e 20% melhorias.

Poder controlar o tempo que gastamos nas nossas tarefas é fundamental para podermos medir nosso desempenho e direcionar nossos esforços para manter nossos processos dentro do padrão e dedicar alguma parte do dia para melhorias. Afinal ninguém quer ficar no mesmo lugar para sempre. Correndo em círculos sem fim.

Se controlar o tempo das rotinas é importante, uma ferramenta que nos ajude a fazê-lo, é o que faltava para iniciarmos nossa melhora.

As ferramentas que o Neotriad oferece são vastas e variadas. Podemos controlar TODAS as nossas atividades, tanto as de rotina quando as de melhorias. Programe nas suas tarefas diárias, ou semanais, uma hora para você ficar pensando nas melhorias que você pode fazer no trabalho que você desenvolve. Algo sempre pode ser melhorado. Melhoras no processo significam tempo ganho em uma tarefa. E este tempo pode ser usado para planejar suas próximas tarefas, aproveitando melhor seu tempo.

Um assunto que pode mudar sua rotina de trabalho, e fazer você ser mais eficiente. Você não acha?

Pense  nisso!

Abraço,

Gérson.

O ano esta quase na metade! Suas metas também?

Boa noite,

Hoje revendo meus projetos que tinha feito em dezembro/janeiro, vi que ainda não tinha conseguido começar alguns.

A frustração é inevitável!

Mas pensei, porque afinal eu não tinha começado estes projetos? Então me dei conta que tinha coisas demais planejadas. Acho que me deixei levar pela empolgação e achei que dava para abraçar o mundo.

Quebrei a cara.

Também me dei conta que outros projetos demoraram mais para acontecer, levaram mais tempo do que o previsto, e isso também atrasou o início de outros.

Solução?

Rever os planos: A pintura da área foi adiada, assim como o início da construção do mezanino.

Paciência. Renegociar prazos é uma das soluções quando a tarefa/projeto chegou a ser urgente!

E você? Como vão seus planos? Estão pela metade? Ou estão como a minha área?

Me conte!

Abraço,

Gérson.

Entrevista para o Fantástico.

Boa noite pessoal,

Reconhecimento sempre é bom, não é.

Recentemente, tive a grata satisfação de participar de uma entrevista para o Fantástico sobre produtividade, e o tempo que perdemos “enrolando” durante o trabalho.
Nesta entrevista o Christian Barbosa visitou uma empresa em São Paulo, e falou sobre tempo perdido com coisa que se não fossem feitas, não fariam a menor diferença. E eu participai aqui do sul, falando sobre como eu planejo minha semana.
Foi bem interessante.

Compartilho com vocês a entrevista!

E não esqueça: já programou sua semana hoje?

Entrevista para o Fantástico.

Abraços,

Gérson.

Domingo, o dia perfeito para planejar!

Boa noite pessoal,

Domingo à noite é o dia perfeito para planejar. Porque?

Porque no domingo, você faz coisas (ou deveria ter feito) que não faz durante a semana; sai com a família, ou come aquele churrasquinho esperando o Grenal, depois tira aquela soneca dos Deuses no meio da tarde, e acorda relaxado com a alma mais leve.

Pois bem, esta é a hora perfeita para você planejar a próxima semana.

Você já descobriu porque todo mundo detesta a segunda-feira? Porque quando chegamos no trabalho, é aquela avalanche de papéis, e todos querendo compensar o atraso da semana passada.

Você na segunda pela manhã!

Se você fizer um planejamento bem simples, você já vai chegar com outra cara no trabalho. Veja como é fácil. Insira no Neotriad todas as tarefas que você gostaria de fazer naquela semana.

Use o recurso do Neotriad , Minha Semana.  Assim você tem uma visão completa de toda a sua semana,  e de todas as tarefas que você tem pra fazer. Olhando esta página, você já pode ver o que vai dar certo e o que não vai. Veja as reuniões, os relatórios que você tem que entregar, o dia que você prometeu almoçar com  os seus pais, aquela janta com a sua esposa que já esta atrasada, aquela viajem de negócios, etc.

Essa é uma excelente ferramenta, porque você pode controlar o seu futuro e dizer como as coisas devem acontecer. Lembre as coisas mais importantes primeiro, depois o resto.

Coisas demais em um único dia? Transfira o que pode ser transferido, para outro dia mais tranqüilo. Tem dias bem folgados? Adiante coisas importantes que podem ser adiantadas, ou trabalhe em um novo projeto que pode deixar você mais produtivo. Use esse tempo extra para pensar seu trabalho além da sua mesa, olhe para o horizonte.

Faça isso esta semana, e se a sua segunda-feira não for mais tranqüila, me ligue pra me xingar!

Vale a pena ver o vídeo do Christian sobre este recurso:Planeje sua Semana

Abraço,

Gérson.